不少機(jī)關(guān)單位有內(nèi)部食堂等接待場(chǎng)所,對(duì)外單位人員的公務(wù)接待費(fèi)核算常遇“無(wú)票”“超標(biāo)”等問題。
一、內(nèi)部接待場(chǎng)所公務(wù)接待費(fèi)的7類管理風(fēng)險(xiǎn)
風(fēng)險(xiǎn)類別
具體表現(xiàn)
食材采購(gòu)無(wú)合規(guī)票據(jù)
食堂采購(gòu)接待用食材(如蔬菜、肉類)從個(gè)體商販處購(gòu)買,僅能提供收據(jù)或無(wú)憑證,無(wú)法作為報(bào)銷核算依據(jù)
接待標(biāo)準(zhǔn)把控不嚴(yán)
未按公務(wù)接待規(guī)定控制人均費(fèi)用,存在超標(biāo)準(zhǔn)提供高檔食材、酒水,或單次接待人數(shù)與陪餐人數(shù)比例超標(biāo)
接待流程無(wú)審批記錄
未提前履行接待審批手續(xù),僅憑口頭通知安排接待,事后無(wú)法核實(shí)接待事由、對(duì)象是否符合公務(wù)范疇
無(wú)詳細(xì)接待菜單留存
接待后未留存菜品清單,無(wú)法核對(duì)食材用量與費(fèi)用是否匹配,審計(jì)時(shí)難以證明接待內(nèi)容真實(shí)性
費(fèi)用核算邊界模糊
接待費(fèi)與食堂日常辦公餐費(fèi)混合核算,未單獨(dú)歸集接待用食材、人工等成本,導(dǎo)致接待費(fèi)金額統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確
陪餐人員人數(shù)超標(biāo)
陪餐人數(shù)超過規(guī)定比例(如接待10人以內(nèi)陪餐不超過3人),且未記錄陪餐人員姓名、職務(wù)及參與原因
接待事由不合規(guī)
存在以“公務(wù)接待”名義安排非公務(wù)活動(dòng)(如朋友來(lái)訪、私人聚餐),變相使用公款支付接待費(fèi)用
二、3步落地解決方案:規(guī)范接待費(fèi)管理 (一)第一步:完善接待前審批流程
接待外單位人員前,由承辦科室填寫《公務(wù)接待審批單》,注明接待對(duì)象、人數(shù)、事由、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及人均標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,交食堂和財(cái)務(wù)科備案。無(wú)審批單的,食堂不得安排接待,財(cái)務(wù)科不予核算費(fèi)用。
(二)第二步:規(guī)范接待中費(fèi)用與記錄管理
食材采購(gòu):優(yōu)先選擇有資質(zhì)的供應(yīng)商,索取增值稅發(fā)票或行政事業(yè)單位資金往來(lái)結(jié)算票據(jù);從個(gè)體商販采購(gòu)時(shí),需留存商販身份證復(fù)印件及采購(gòu)清單(注明食材名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額),由采購(gòu)人和驗(yàn)收人共同簽字。
接待標(biāo)準(zhǔn):嚴(yán)格按當(dāng)?shù)毓珓?wù)接待人均費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,不得提供高檔酒水、香煙;陪餐人數(shù)按規(guī)定控制,接待后在《公務(wù)接待登記表》中記錄陪餐人員信息。
單據(jù)留存:接待結(jié)束后,食堂需整理《公務(wù)接待審批單》《食材采購(gòu)憑證》《接待菜單》(注明菜品名稱、數(shù)量、食材來(lái)源),一并交財(cái)務(wù)科。
財(cái)務(wù)科按“單次接待”單獨(dú)歸集費(fèi)用,將接待用食材、人工等成本計(jì)入“公務(wù)接待費(fèi)”科目,與食堂日常辦公餐費(fèi)分開核算;同時(shí),按接待時(shí)間順序登記臺(tái)賬,確保每筆接待費(fèi)可追溯。
三、機(jī)關(guān)食堂公務(wù)接待費(fèi)管理臺(tái)賬模板
接待日期
接待對(duì)象(單位/人數(shù))
接待事由
食材采購(gòu)情況
接待菜單
陪餐人員(姓名/職務(wù))
總費(fèi)用(元)
食材名稱、數(shù)量、金額、憑證號(hào)
食材名稱、數(shù)量、金額、憑證號(hào)
食材名稱、數(shù)量、金額、憑證號(hào)
注:每次接待后,需將《公務(wù)接待審批單》《采購(gòu)憑證》《菜單》作為附件,附于臺(tái)賬對(duì)應(yīng)行次后,由食堂負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)核算人簽字確認(rèn),按月裝訂歸檔。
— THE END —
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