走上管理崗位，首先要學會布置工作

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管理的本質(zhì)是通過他人完成工作，而布置工作就是這一過程的樞紐。

很多新晉管理者都會遇到這樣的困境：自己拼命干活團隊卻績效平平，任務布置下去后總是需要返工，下屬的執(zhí)行力遠達不到預期。問題往往不在于下屬的能力，而在于管理者布置工作的方式。

數(shù)據(jù)顯示，超過40%的管理者很少給員工明確任務標準，而80%以上的管理者不會引導員工自己明確任務標準。布置工作看似簡單，實則是管理的基本功，沒掌握好，后續(xù)管理只會越來越亂。

01 布置工作的六大常見誤區(qū) 目標不明確

許多管理者布置工作時，習慣于一句話帶過：“這個事兒你去辦一下”、“做個活動方案出來”。這種模糊的指令讓下屬不知所措。

比如，讓員工做一個產(chǎn)品推廣方案，如果沒說清要帶來多少銷量增長、面向哪些人群、有多少預算，員工只能靠猜來做。最終方案不符合要求，雙方都不痛快。

模糊的指令導致執(zhí)行方向的偏離。當你說“隨便做做”等于直接翻車，說“不著急”等于遙遙無期，說“盡快”等于無限期拖延。

責任未落實到人

“一個和尚挑水喝，兩個和尚抬水喝，三個和尚沒水喝。”責任不明確，就容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象。

當一項任務需要多個人完成時，如果沒有明確的主要責任人，結(jié)果可能就是無人負責。工作中如果項任務沒有明確的責任人，大家就會互相推諉，都認為不是自己的事情。

隨意分配，缺乏優(yōu)先級

有些管理者想到什么就給下屬派什么，不考慮下屬手頭的工作量，也不明確任務優(yōu)先級。

比如，早上讓員工做季度報表，中午又讓他寫活動總結(jié)，下午還讓他對接新客戶，卻未說明季度報表最緊急。結(jié)果員工可能先做了看起來緊急的客戶對接，耽誤了報表提交。

肥差私授更會傷團隊士氣。把有獎金、能出彩的工作偷偷分給關系好的員工，而不考慮其他員工的能力和付出，會導致團隊怨聲載道。

缺乏跟進和反饋

布置工作后放任自流是常見誤區(qū)。直到截止日期才過問結(jié)果，此時發(fā)現(xiàn)方向走偏或遇到問題，已無時間補救。

有監(jiān)督的任務完成率高達95%，而沒有監(jiān)督的任務完成率不到60%。沒有過程反饋的任務，就像斷線的風箏，飛得再高也會墜落。

02 高效布置工作的核心方法 精準傳達，定責到人

布置工作時，必須詳細、全面地闡述任務背景、目的、具體做法、完成時間和預期效果。

有效做法是采用SMART原則：具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可達成（Achievable）、相關性（Relevant）、時限（Time-bound）。

例如，布置任務時可明確：“本周五18:00前提交推廣方案，需包含3個創(chuàng)新互動玩法、預算控制在50萬以內(nèi)、預期轉(zhuǎn)化率提升30%。”這種具體到小時的指令，讓執(zhí)行者沒有模糊空間。

同時，要使用RACI矩陣，明確執(zhí)行者、問責者、建議者和知情者，讓推諉無處藏身。

復述檢驗，確保理解一致

溝通中存在“漏斗效應”：一個人心里所想的是100%，說出來的只有80%，別人聽到的只有60%，別人聽懂的只有40%，結(jié)果只執(zhí)行了20%。

讓下屬復述任務要點是簡單有效的方法。如果下屬復述出現(xiàn)偏差，耐心澄清和糾正，確保雙方在同一頻道上。

磨刀不誤砍柴工 ，任務開始前多花時間確認理解，比執(zhí)行錯誤后返工更劃算。

明確目的，激發(fā)內(nèi)在動機

管理者如果只告訴下屬“做什么”，而不解釋“為什么做”，下屬就會機械執(zhí)行，缺乏創(chuàng)造力。

有兩個人在路邊干活，一個挖坑，一個填土。路人問他們在做什么，他們都說在種樹。路人問樹呢？一個人回答：“不知道，我的工作就是挖坑。”另一個說：“我不知道，我的工作就是填坑。”

布置任務時，一定要說明背后的原因和意義，讓下屬知道為什么而努力。知道了目的，下屬才能主動思考實現(xiàn)路徑，擁有思辨的執(zhí)行力。

界定邊界，合理授權(quán)

布置任務后，最怕出現(xiàn)兩種情況：一是管理者過度干預，打斷下屬執(zhí)行；二是下屬無論大事小事都匯報，讓管理者不堪重負。

有效授權(quán)需要明確邊界：什么可以自主決定，什么必須請示。同時明確你會追蹤哪些過程。既要給下屬發(fā)揮空間，又要適當牽引導向，找到平衡點是真本事。

雙向溝通，達成真正認同

布置工作不是單向發(fā)號施令，而是雙向交流的過程。下屬是具體做事的人，他們可能有一線的思考和感悟。

通過詢問意見，可以了解下屬的想法、疑慮和需要的支持，從而動態(tài)調(diào)整任務，達成共識。兼聽則明，偏信則暗，只有充分聽取意見，才能讓下屬全心投入。

持續(xù)追蹤，動態(tài)優(yōu)化

任務布置后，必須有定期的進度跟蹤和反饋機制。管理者要定時定點讓下屬匯報進展，定期檢查，深入剖析問題，給予指導。

同時，鼓勵下屬提出改進意見，集思廣益，優(yōu)化工作流程。步步追蹤，動態(tài)優(yōu)化 不是對下屬的不信任，而是對任務負責的表現(xiàn)。

03 布置工作的實用工具與技巧 5W1H分析法

布置工作時應用5W1H框架，確保信息完整：

• Who（誰來做）- 明確責任人

• What（做什么）- 具體任務內(nèi)容

• Why（為什么做）- 任務目的和意義

• When（何時完成）- 明確時間節(jié)點

• Where（在哪里做）- 涉及場地或平臺

• How（怎么做）- 方法和標準

復雜任務應分解為小步驟，并設置中間檢查節(jié)點。

例如，讓員工負責產(chǎn)品發(fā)布會，可分解為：第一步確定時間、地點和預算；第二步聯(lián)系主持人、嘉賓和搭建公司；第三步完成宣傳物料；第四步確認所有細節(jié)。

設置時間節(jié)點時，給予一定的緩沖時間。某互聯(lián)網(wǎng)公司采用“70%規(guī)則”，即任務預估完成時間打七折作為截止日期，剩余30%作為應急儲備。

個性化分配策略

了解團隊成員的技能和興趣是合理分配工作的基礎。細心有耐心的員工適合數(shù)據(jù)統(tǒng)計；外向善于溝通的員工適合客戶對接；有創(chuàng)意的員工適合方案策劃。

同時，要考慮員工的職業(yè)發(fā)展目標，分配他們感興趣的任務，提高工作滿意度。

04 布置工作后的跟進與反饋 建立定期跟進機制

任務布置后，要設定明確的匯報節(jié)點，而非只關注最終截止時間。對于復雜任務，除了最終截止時間，還應設定中間檢查節(jié)點。

例如，讓員工做年度營銷計劃，可設置三階段檢查點：第一周檢查營銷目標是否確定；第二周檢查各渠道方案初稿；第三周檢查完整計劃框架。

及時指導與反饋

員工工作中遇到問題時，管理者需及時指導，確保工作質(zhì)量。指導要具體，避免抽象評價。不說“這個方案不行”，而應指出“活動流程有點亂，可以按時間順序重新整理”。

反饋要及時具體，對完成好的工作給予肯定，指出具體優(yōu)點；對需要改進之處，也需明確說明。

谷歌前CEO埃里克·施密特曾分享他的管理心得：把70%的時間花在招聘和任務分配上，確保正確的人做正確的事，其余30%的時間用于其他管理決策。

成功的管理者懂得，布置工作不是管理的結(jié)束，而是開始。日本經(jīng)營之圣稻盛和夫總是耐心向下屬解釋工作的價值和目的，直到他們眼中閃現(xiàn)理解的光芒。

管理的最高境界，是將布置工作變?yōu)榕囵B(yǎng)團隊的機會。當你學會高效布置工作，團隊不僅會高效完成任務，更會在過程中獲得成長。

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⊙編輯：學習經(jīng)營管理（微信號：MBA160）

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