辦公室工作中這六個陷阱，你中招了嗎？

一別因領導壞了規矩

［示例］有一次，我收到一份密級文件，所辦事宜涉及某科室領導。我請該領導到閱文室看件，他說：“我正有個急事忙著呢，麻煩你把文件送到我的辦公室，我看過就還你。”礙于情面，我將該文件送了過去。這時，這位領導突然接到一個電話，要馬上出去，就跟我商量回來再把文件給我。我當時猶豫了一下，領導笑著說：“怎么，還怕我不還給你嗎？”由于怕得罪領導，我趕緊說：“哪能呢，那您回來時還我吧。”于是，領導把文件放在抽屜里鎖了起來。等領導回來，我去要文件，可他已把此事忘了，說是不是我自己弄丟了。丟了密級文件，可是個大事故。雖然當時室內開著空調，溫度很低，我卻出了一身冷汗。所幸這位領導最終想起了這件事，并在抽屜里找到了那份文件。

［反思］保密工作有著嚴格的制度和規范，處理密級文件一定要按相關程序進行，不能因為礙面子、講人情，而違反了工作原則，導致失密、泄密事件的發生。

［啟示］涉密人員應嚴格遵守保密制度。涉密文件送領導審閱時要用專用文件夾；領導外出時，應將文件收回專柜保存，待領導回來后再送其審閱，必要時一定要說“不”。

二辦事不分輕重緩急易誤事

［示例］一天早晨一上班，縣里一位領導打電話告訴我會議室的空調壞了，因當天下午3點在此召開座談會，讓我趕緊找人把空調修好。當時，我正忙著撰寫一份上報縣政府的材料，因材料上報時間截止到上午下班前，我準備先將材料寫好，再去安排維修空調的事。誰知這份材料一直寫到中午12點才結束，我趕緊將材料打印好送到縣政府文秘室，維修空調的事早已忘到了九霄云外，中午回家還美美地睡了一覺。下午3點上班時，領導看會議室空調不轉，問我空調怎么還沒維修好，這時我才想起來自己忙著寫材料把這件事忘了，急忙通知有關人員前來維修，但時間已經來不及了。當天天氣十分炎熱，與會人員個個汗流浹背，雖然領導當時沒有批評我，但我仍為自己當天的工作失誤自責了很長時間。

［反思］抓落實是辦公室的一項基本職責。由于自己的責任心不強，處理事情不分輕重緩急，對經辦事項沒有及時落實到位，最終造成了工作失誤。

［啟示］工作中要分清輕重緩急，對重要事項應在第一時間抓好落實，即使自己當時沒有時間，也應安排辦公室其他工作人員抓好相關工作的落實，盡可能避免發生類似失誤。

三辦文馬虎大意要不得

［示例］有一次，我在撰寫年度稅收專項檢查工作方案時，因方案的基本結構與上一年度相似，所以我以上一年度稅收專項檢查工作方案為底稿進行修改。在擬稿過程中，由于自己只注重對主要內容、檢查項目、具體步驟中涉及時間的修改，忽視了對方案標題中年度時間的修改，在時間上產生了嚴重“錯位”，將本年變成了上一年。在校對過程中，由于自己馬虎大意，并未發現這一錯誤。直至文件正式簽發后，領導在閱文時才發現這一“錯位”的時間，經機要人員修改，對漏洞進行了及時補救。

［反思］這件事雖然沒有造成嚴重后果，但思之后怕。假如這份文件不是內部行文，而是對外行文，這一“錯位”的時間將會給辦公室工作帶來嚴重的負面影響。公文起草過程中，任何一點疏漏都可能使工作陷入被動，甚至造成不堪設想的后果。

［啟示］在起草公文時，不能有絲毫馬虎，更不能敷衍了事。要切實負起責任，做到通讀全文、認真審核、仔細推敲，嚴格把關。

四辦會疏忽了事釀大錯

［示例］某日，單位召開年度工作會議。會議頒獎儀式需播放背景音樂，辦公室主任將這一任務交給了我。前一天下午，我將一盤事先準備好的光盤放入播放機，播放音樂進行調試，自認為萬無一失。然而會議當天，當頒獎儀式開始時，耳邊響起了一首與會議氛圍極不協調的流行音樂，引起參會人員的哄堂大笑。我馬上意識到出錯了，急忙跑到播放室，手忙腳亂地調換音樂。原來，會前有人在沒有告知辦公室工作人員的情況下，為了欣賞其他音樂調換了光盤，事后也沒有將光盤及時退出。我由于疏忽，會前沒有對播放機里的光盤進行檢查，等到播放背景音樂時，才發現出了大錯，但為時已晚。

［反思］工作中，有時細節上的一個疏忽，就有可能釀成工作上的大錯。試想，如果會務管理嚴格一些，如果當事人細心一點，會前對經辦事項認真檢查一遍，這樣的事故完全可以避免。

［啟示］我們必須注重工作中的每個細節，凡事細致入微、精益求精，對待工作善于回頭看，力爭做到滴水不漏、嚴絲合縫，杜絕此類問題的發生。

五工作中丟三落四害人害己

［示例］某日下午5時，我局內部進行一項問卷調查測評，領導將匯總統計任務交給了我。因測評項目多、參評人數多，我認真匯總，反復核對，最終將測評結果統計了出來。這時已過了下班時間，我便將測評結果的電子版保存到U盤中，準備第二天打印。第二天，當我準備打印測評結果時，卻發現出門前放入西褲口袋中的U盤不見了，而統計好的數據也沒有進行備份。一個小小的失誤，導致測評結果不能按時交給領導。我只好如實向領導匯報，又用了一個上午的時間重新進行數據統計。

［反思］工作中粗心大意，丟三落四是導致問題產生的根源。

［啟示］辦公室文件多、資料多，及時在電腦上對相關數據進行備份，減少因意外事件給工作帶來不必要的麻煩。

六“小事”不在意，后悔來不及

［示例］某日，一份公文經財務科擬制、分管領導簽發到我這里，可我一直“沒收到”這份文件。等到財務科的辦文人員打電話來詢問為何文件沒有發送時，我十分自信地認為一定是公文處理系統出了問題，或是領導尚未將該文件傳過來。后來，辦公室的一位同事通過“查詢收文”幫我找到了它，并通過“文件跟蹤”查出該文件已傳至我這里，應該是我手快給刪掉了。這份文件可是幾個部門共同的勞動成果啊，當時急得我滿頭大汗，在各種公文里找來找去，始終沒有找到彌補的辦法。我只好紅著臉找到該科室的負責同事誠懇地道歉，請他們將此文件重走一遍流程，最后還得“厚著臉皮”向分管領導解釋，請領導重簽一遍發給我。雖然領導和同事們并沒有責怪我，但這樣的“小事”都沒做好，我感到十分慚愧。

［反思］發生這樣低級的錯誤，除了自身業務水平不扎實，工作不嚴謹外，最主要的原因還是自己對工作缺乏一種認真負責的態度。一件“小事”上的想當然，既浪費了領導的寶貴時間，又增加了相關同志的工作量，影響了整體工作效率。

［啟示］工作中，要以負責的心態和踏實的行動認真做好本職工作。對于一些帶有苗頭性的問題，要做到及時梳理，從源頭上發現和彌補可能出現的漏洞，做到防患于未然。

（文章摘自《秘書工作》雜志2010年第11期，原題目為《“小紕漏”往往會成為“致命傷”——部分辦公室工作失誤的經過、反思與啟示》，系《別讓“小紕漏”成了“致命傷”（下）》）

信息來源：本文來源于“《秘書工作》雜志”，由人事工作者編輯整理。

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