辦公室主任辦會“絕招”

談起辦會，有人覺得挺簡單，不過爾爾；有人覺得不好整，坑坑洼洼挺多，一不留神就出紕漏。其實，老秘覺得，辦會除了按流程按規矩走外，如果在這幾個地方特別留心一下，就能辦得更圓滿、更成功。

一、溝通是前提

在機關工作，溝通很重要。溝通好了，工作可能就很順暢，反之，則處處被動、事事受阻。對于辦會這項涉及眾多人和事的工作來講，更是如此。如果是涉及上級的會議，你要與上級業務部門溝通；如果是本級組織的會議，你要與領導、相關部門、基層單位溝通，哪個環節出問題都會造成不好的影響。具體講，有三個方面需要把握好：

一是對上溝通要及時。如果是同步參加上級組織的電視電話會議，接到通知后，要及時與業務部門溝通，這個會議上級有哪些領導參加、時長多少、有哪些需要注意的地方。了解這些，方便向本單位領導匯報，這是機關工作人員應有的素養。曾經有個地方參加上級電視電話會議，由于溝通不及時，原定的時間到了，會議卻遲遲不開始，與會人員在會場多等了半個小時，后來打電話了解，原來上級這個會臨時加了個議程，不需要下級單位參加，業務部門嫌麻煩也沒通知，但是對于下級承辦會議的人來說，這就是由于溝通不夠而發生的情況。

如果是本級承辦的會議，承辦人員要及時向領導請示會議議程、參會人員等事項，特別是相關與會領導要匯報好。有個單位一次組織會議，在請示相關領導是否參加時，碰巧一個副局長出差了，而且回來時間與開會時間有點吻合，就是說參加也能趕上，這就需要及時向其溝通。然而，承辦科室想當然覺得領導不在就沒安排座位，導致那個領導到會場時很尷尬。

需要注意的是，對于涉及主要領導的會議，不能滿足一次匯報就完事，要及時提醒。比如，兩天后的會議你當時說了，到當天最好還是給秘書提個醒，或者找機會給領導提示下，其他與會領導，如果方便，發個信息提醒下，會顯得更周到。

二是同級溝通要經常。在機關辦會，也不能光悶頭干，停留于腦子里打轉轉。比如，會議室有時會遇上幾個部門都要用，這就需要協調時間和地方，如果辦會時不與相關主管部門溝通好，可能就會遇到突發情況。而且，現在臨時性工作比較多，有的會上午還沒定下來，下午可能就要開，這樣原定的會議場所可能會臨時被占用，所以保持經常溝通是必要的。具體操作時，可以提前幾天預訂好，然后會前一天確認一下，會議當天再檢查一遍，這樣才能萬無一失。

三是對下溝通要周全。這方面，有的辦會人員容易忽視，感覺領導很重要，把精力都放這上面了，不注意對下的溝通。從實際看，對下溝通也很重要，比如，參會人員能不能來，有沒有請假的，預訂會議發言的有沒有情況，這些都要搞準。曾經有個單位開全體職工大會，結果由于機關對基層各車間人數沒把握清楚，導致開會的時候人來多了，現場鬧哄哄的，秩序比較混亂，領導也比較生氣，后來還是臨時協調其他分會場才完事。大家可能覺得這個不好把握，因為實際情況中，有時來的人多、有時來的人少都是存在的，但是這恰恰說明溝通的重要性。

二、細節是基礎

我們常講，細節決定成敗。其實，辦會過程就很好地體現了這一點。日常與一些粉絲交流，不少人都說到細節的重要性。比如，領導座位順序怎么排，有上級領導和機關人員參加時又怎么排，文件資料怎么放，與會人員按什么順序就坐，會場話筒效果怎么樣，在哪放幾個話筒，會場燈光怎么調，開哪些燈，這都是有講究的。有個單位籌備黨委擴大會，在懸掛橫幅時，由于布料老舊，部分地方看得有皺紋，不夠舒展，承辦人員感覺看著不美觀，用吹風機仔細吹了一遍，結果效果就挺好。還有個單位在參加上級電視電話會議時，機關人員在調試投影儀時，沒有考慮視覺角度，整體有點偏高，結果領導參會時，仰頭才能看清畫面，事后承辦人員因此被猛批了一頓。

考慮細節時，還要注意及時與上級最新要求對接，比如，現在上下改作風力度大，一般會場都不放鮮花、不擺文具，這都需要提醒與會人員自己準備；同時要結合領導風格來考慮，比如，在安排照相攝像時，有的領導對這些不是很感冒，這時就要適度進行，注意抓拍，而且時機把握好，對于一些涉密程度高的會議，取完景后要抓緊離開，這都有相關的要求。

三、推演是重點

電視劇《我的前半生》賀涵在對羅子君講解職場攻略時，有這樣一句話比較經典：“實戰之前，必須預演，以排除一切意外的可能”，老筆頭覺得，把它用在辦會的準備過程很恰當。就是你對會議的整個過程要進行推演，特別是籌辦大型會議時，比如，有幾個單位要發言，通過推演掌握時間；又如，如果中間有表彰環節，涉及領導頒獎，要排練流程，誰先上、誰后上，音樂什么時候起；再如，涉及臺上臺下要互動的，動員大會要喊口號、黨內選舉會議要唱票投票的，這些都應提前過一遍，否則極有可能出意外情況。

有一位粉絲講過，他們搞換屆選舉時，在現場表決總監票人、總計票人選過程中，領導問“同意的請舉手、不同意的請舉手、棄權的請舉手”，承辦人員沒有及時安排人統計人數，沒有現場報告情況，造成中間冷場，以致領導唱了“獨角戲”，因為這個事，他們領導講了好一陣子。其實，這就是沒提前推演流程導致的，像這種會議，負責人應拿著主持詞，模仿領導角色將整個過程逐步預演，這樣才能發現問題、改正不足。

還有一次某個單位搞業務講座，帶部分下屬單位機關干部，內容是觀看某專家的授課錄像，結果現場看時錄音效果非常差，從頭到尾聽不清，而且時間還挺長，搞得有人意見挺大，后來錄像也沒放完就草草結束。分析這個案例，其實很容易避免，只要承辦人員提前聽下錄像效果，就能采取補救措施。

因此，不要老想當然感覺差不多，必須深入進去想、深入情況推，準備充分，才能確保會議順利。

四、統籌是保證

工作離不開統籌，承辦會議更是如此。對于籌備會議的負責人來講，前期要抓分工，中期要抓檢查，后期要抓統籌。有的容易陷入具體事務，只顧部分忘了全局、只看個體不管整體，很容易冒泡出情況。后期怎么統籌，就是說要合理調配力量，哪里推進得慢了，就得加強人手；哪里遇到困難了，就得協力解決，負責人是整個會議的組織者，必須胸有全局，對可能出現的情況要有預案、對一些重要的細節要心里有數。

比如，老秘以前有個朋友，在某單位綜合部門工作，一次單位開黨委全會，他之前雖然也進行了分工，但由于個人精力都投入到領導材料的撰寫中，期間對其他會務統籌不夠，他們負責材料打印的是個新手，在與單位文印室溝通時出了點情況，以致開會前一天材料還沒打印出來，結果急得團團轉。個人雖然文筆很好，但卻因此在單位領導那里形象大打折扣。

老秘覺得，負責籌劃大型會議，牽頭人必須跳出會議看會議，把精力放在分工、督導和統籌落實上，手里隨時帶個本子，把重要事項一一記錄，不托底的也要標出來，隨時掌握整個會議籌備進程，確保各項工作有序推進、有效落實。

信息來源：本文來源于“網絡”，由人事工作者編輯整理。

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