董秘講壇｜立體化治理：董秘的履職策略

隨著新公司法施行、資本市場(chǎng)邁向高質(zhì)量發(fā)展，上市公司董事會(huì)作用更加重要。其中，議案質(zhì)量關(guān)乎董事會(huì)運(yùn)作水平高下。然而在實(shí)踐中，不乏相關(guān)方將本不該由董事會(huì)審議的議案提交董事會(huì)審議，甚至向董事會(huì)提交不合規(guī)的議案。

董秘是上市公司的首席治理官，面對(duì)不合規(guī)議案帶來(lái)的履職挑戰(zhàn)，究竟該怎么“擋”？如何標(biāo)本兼治，既堅(jiān)守合規(guī)底線，又能夠化解矛盾，促進(jìn)董事會(huì)規(guī)范、高效運(yùn)轉(zhuǎn)？對(duì)此，《董事會(huì)》雜志特邀準(zhǔn)油股份董事、副總經(jīng)理、董秘呂占民，弘業(yè)期貨副總經(jīng)理、董秘黃海清，中關(guān)村副總裁兼董秘黃志宇，碩世生物董事、副總裁、董秘胡園園，格爾軟件董事、董秘蔡冠華，分享經(jīng)驗(yàn)，交流心得。

文/黃海清

弘業(yè)期貨副總經(jīng)理、董秘

深圳某上市公司董事會(huì)否決一起關(guān)聯(lián)交易議案——董事會(huì)秘書通過(guò)提前嵌入合規(guī)審查機(jī)制，成功攔截了可能造成2.3億元損失的非常規(guī)操作。這一案例折射出新公司法施行背景下，董秘正從傳統(tǒng)的“會(huì)議記錄者”演變?yōu)楣局卫淼摹皯?zhàn)略安全官”。

在中國(guó)公司治理現(xiàn)代化進(jìn)程加速的法治環(huán)境下，基于新公司法的制度創(chuàng)新，董事會(huì)治理機(jī)制正經(jīng)歷從形式合規(guī)到發(fā)揮實(shí)質(zhì)效能的范式轉(zhuǎn)型。因此，董事會(huì)的規(guī)范和高效運(yùn)作顯得尤為重要。董秘不僅是推動(dòng)董事會(huì)高效運(yùn)作的關(guān)鍵力量，更是維護(hù)公司合規(guī)性的關(guān)鍵守護(hù)者。特別是在處理股東或管理層提出的不合規(guī)議案時(shí)，如何確保議案合規(guī)，妥善解決沖突，保護(hù)個(gè)人權(quán)益，并為公司治理的健康持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，構(gòu)成董秘工作的重大挑戰(zhàn)。

董事會(huì)議案的不合規(guī)性可能有多個(gè)源頭，典型的不合規(guī)議案類型包括：程序性違規(guī)類、法律審查缺失類、信息披露瑕疵類、利益沖突類、決策支撐不足類。面對(duì)不合規(guī)議案，董秘要有效行使職責(zé)，既要“擋”住不合規(guī)議案，又要通過(guò)合適的方式進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保公司治理順暢運(yùn)行。具體而言，董秘可以從制度構(gòu)建、專業(yè)協(xié)同、溝通藝術(shù)、底線堅(jiān)守和意識(shí)培育5個(gè)維度，梳理董秘履職策略框架。

構(gòu)建前置審查體系，筑牢合規(guī)“防火墻”。董秘應(yīng)積極促進(jìn)公司構(gòu)建一套完備的議案預(yù)審體系。一是建立分級(jí)審查機(jī)制，由董秘牽頭組建跨部門預(yù)審小組（法務(wù)、財(cái)務(wù)、內(nèi)控等），制定議案合規(guī)審查指引，明確各層級(jí)審查標(biāo)準(zhǔn)與流程節(jié)點(diǎn)。二是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分類管理，按議案性質(zhì)設(shè)置紅、黃、綠三色預(yù)警機(jī)制，重點(diǎn)監(jiān)控關(guān)聯(lián)交易（超凈資產(chǎn)5%）、重大投資（超總資產(chǎn)30%）等高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)。三是開發(fā)智能化審查工具，引入AI合規(guī)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，自動(dòng)識(shí)別議案中同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)、信披違規(guī)等常見合規(guī)缺陷。例如，對(duì)涉及大額投資或關(guān)聯(lián)交易的議案，需評(píng)估是否需要股東會(huì)的批準(zhǔn)，是否遵循了適當(dāng)?shù)膶徟绦?。這不僅有助于從源頭上降低不合規(guī)議案提交至董事會(huì)的風(fēng)險(xiǎn)，而且能在一定程度上避免與提交方產(chǎn)生直接的沖突。

構(gòu)建專業(yè)支持網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化決策支撐。當(dāng)面臨復(fù)雜且棘手的合規(guī)問(wèn)題時(shí)，董秘應(yīng)當(dāng)考慮尋求外部專業(yè)支持，例如聘請(qǐng)專業(yè)的律師事務(wù)所或咨詢機(jī)構(gòu)，以獲取專業(yè)的法律建議和解決方案。具體而言，可從三個(gè)方面入手。一是建立外部智庫(kù)矩陣，簽約兩三家專業(yè)律所，按公司治理、證券合規(guī)、并購(gòu)重組等領(lǐng)域分類建立專家資源池。二是完善協(xié)同機(jī)制，定期召開聯(lián)席風(fēng)險(xiǎn)研判會(huì)。新公司法施行后，上市公司審計(jì)委員會(huì)承擔(dān)監(jiān)事會(huì)的職能，董秘可與審計(jì)委員會(huì)密切合作，確保所有議案在法律和財(cái)務(wù)合規(guī)上都能得到有效審查。對(duì)于一些涉及重大投資、收購(gòu)、股東利益沖突等問(wèn)題的議案，董秘可以依靠專業(yè)的法律顧問(wèn)進(jìn)行詳細(xì)的合規(guī)評(píng)估。三是構(gòu)建案例數(shù)據(jù)庫(kù)，整理近年上市公司違規(guī)議案處罰案例，形成風(fēng)險(xiǎn)警示手冊(cè)，持續(xù)開展風(fēng)險(xiǎn)警示教育，防患于未然。通過(guò)上述方式，董秘在與議案提交方溝通時(shí)，就可以借助專業(yè)機(jī)構(gòu)的權(quán)威意見，更有說(shuō)服力地說(shuō)明議案存在的問(wèn)題，推動(dòng)提交方對(duì)議案進(jìn)行合規(guī)修改。借助外部專業(yè)力量也可以在一定程度上減輕董秘自身的壓力，降低因處理不合規(guī)議案而可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)。

善于溝通與協(xié)調(diào)，化解治理沖突。有的時(shí)候，不合規(guī)議案的提交并非出于惡意，而是由于信息不對(duì)稱或溝通不暢。對(duì)此，董秘不能簡(jiǎn)單地采取拒絕的方式，而應(yīng)加強(qiáng)與議案提交方的溝通與協(xié)調(diào)。在溝通時(shí)，董秘要以專業(yè)、客觀的態(tài)度向?qū)Ψ浇忉屪h案不合規(guī)的具體原因、可能帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。比如，對(duì)于股東提交的一份可能侵犯其他股東權(quán)益的議案，董秘可通過(guò)詳細(xì)的數(shù)據(jù)和案例分析，向股東說(shuō)明該議案在法律、公司治理層面存在的問(wèn)題，引導(dǎo)股東重新審視議案內(nèi)容。同時(shí)，董秘可以積極提供建設(shè)性的意見和建議，幫助提交方修改議案，使其符合合規(guī)要求。在與公司高層溝通時(shí)，董秘可從公司整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，分析不合規(guī)議案對(duì)公司運(yùn)營(yíng)的不利影響，爭(zhēng)取高層的理解和支持。有效的溝通協(xié)調(diào)，既能解決議案的合規(guī)問(wèn)題，又能維護(hù)與提交方之間的良好關(guān)系，避免矛盾激化。

堅(jiān)守法律底線，保護(hù)自身和公司的利益。董秘應(yīng)當(dāng)清楚，作為公司合法合規(guī)的把關(guān)人，任何時(shí)候都不能為不合規(guī)議案“開綠燈”。面對(duì)來(lái)自強(qiáng)勢(shì)股東或高層的壓力，董秘要堅(jiān)守法律底線，保護(hù)公司及股東的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。如果確實(shí)存在無(wú)法避免的沖突，董秘應(yīng)當(dāng)尋求董事會(huì)或股東會(huì)的支持，并在公開、透明的環(huán)境下解決問(wèn)題，避免個(gè)人陷入困境。具體包括：一是完善履職記錄系統(tǒng)，對(duì)每項(xiàng)異議議案形成包含會(huì)議記錄、法律意見、溝通紀(jì)要的完整檔案；二是建立風(fēng)險(xiǎn)隔離制度，對(duì)存在重大合規(guī)爭(zhēng)議的議案，要求提交方簽署風(fēng)險(xiǎn)知曉承諾書，或?qū)Υ嬉勺h案設(shè)置補(bǔ)充論證環(huán)節(jié)，給予提交方7～15個(gè)工作日修正期；三是健全申訴救濟(jì)渠道，明確股東會(huì)特別質(zhì)詢程序，保障董秘申訴權(quán)。

實(shí)施合規(guī)能力建設(shè)工程，培訓(xùn)與普及合規(guī)意識(shí)。董秘應(yīng)當(dāng)定期為公司董事、高管和股東提供合規(guī)培訓(xùn)，增強(qiáng)其法律意識(shí)，幫助其理解什么樣的議案是合規(guī)的，什么樣的行為可能會(huì)給公司帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高全員的合規(guī)意識(shí)，從而有效減少不合規(guī)議案的產(chǎn)生。具體可包括：開發(fā)定制化培訓(xùn)體系，按董事、高管、股東三類主體設(shè)計(jì)差異化課程；創(chuàng)設(shè)“議案合規(guī)沙盤”，每季度組織模擬議案審議，嵌入典型合規(guī)陷阱；建立合規(guī)積分制度，將議案合規(guī)率納入相關(guān)人員績(jī)效考核，權(quán)重不低于20%。

通過(guò)上述立體化治理策略，董秘既能有效攔截絕大部分的顯性違規(guī)議案，也能通過(guò)機(jī)制建設(shè)將合規(guī)意識(shí)滲透到公司治理全流程?？傊?，在新公司法背景下，董秘肩負(fù)越來(lái)越重要的職責(zé)，在把關(guān)董事會(huì)不合規(guī)議案方面的作用不容忽視：需通過(guò)細(xì)致的議案審查、有效的溝通協(xié)調(diào)等立體化策略，盡力幫助公司提高治理水平，確保公司決策的合規(guī)性與高效性，從而推動(dòng)公司可持續(xù)發(fā)展。