在日常干部人事檔案管理中,我們可能會遇到一個令人困惑的細節問題:歸檔材料是復印件時,檔案目錄的“時間”欄該如何填寫?是填材料本身的形成時間,還是填操作時的復印時間?
針對這個看似微小卻關乎檔案規范性與嚴肅性的問題,小兵結合政策規定與實踐操作,來為您作一解讀。
一、政策依據:核心規定明確“雙軌”要求
要厘清這個問題,首先要追溯至核心政策依據。《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發〔2009〕12號)第三十五條明確規定:
“歸檔材料一般應當為原件。證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的,必須注明復制時間,并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織(人事)部門公章。”
這條規定是我們操作的總原則,它清晰地確立了兩個關鍵點:
資格準入:復印件若要歸檔,必須完成“注明復制時間”和“加蓋公章”兩個動作,缺一不可。
責任界定:規定要求在復印件上標注復制時間,但這并非指示我們用這個時間填寫檔案目錄。這實際上暗示了“形成時間”與“復制時間”在檔案管理中承擔著不同的使命。
二、兩個時間的“使命”與“定位”
理解了政策精神,我們就能清晰地界定兩個時間的不同作用:
1. 檔案目錄:必須填寫“材料形成時間”
干部檔案目錄的本質,是干部個人生平履歷的“時間索引”和“內容提要”。因此,目錄中的“時間”欄目,必須填寫材料原件的落款或形成時間。
為何如此?
守護歷史真實性:目錄時間直接對應干部的關鍵人生節點,如入黨、畢業、任職、獲獎的具體日期。填入“形成時間”,才能真實反映歷史。
保障系統邏輯性:確保所有材料能按真實的時間順序排列,構建出清晰、連續的干部成長軌跡。若填入復印時間,將導致時間線混亂,嚴重破壞檔案的系統性。
符合索引科學性:目錄是對材料內容的索引,而非對材料載體狀態的記錄。材料的“生日”(形成時間)才是其核心身份標識。
2. 復印件本身:必須標注“復制時間”
在復印件上注明“復制時間”,并加蓋公章,是其獲得歸檔資格的“身份證”。
為何必須?
證明來源與時效:明確此復印件于何時從原件復制,證明了材料的來源和時效。
實現責任追溯:結合經辦人簽名和公章,建立了完整的責任鏈條,確保復印件與原件的一致性可被追溯和核實。
滿足合規要求:這是政策規定的硬性要求,是復印件能夠替代原件發揮證明作用的法定前提。
三、四步規范流程,杜絕常見誤區
將理論付諸實踐,以下四步規范操作流程能確保萬無一失:
第一步:審核原件
確認原件的真實性與有效性,這是所有后續操作的基礎。第二步:規范復印與標注
在復印件的空白處(通常為頁面下方或背面)清晰、完整地標注以下信息:“此件與原件核對一致”
復制時間:XXXX年XX月XX日
加蓋組織(人事)部門公章
第三步:準確填寫目錄
在干部檔案目錄的“時間”欄中,堅定地填寫材料原件上記載的“形成時間”,格式統一為“YYYY年MM月”或“YYYY年MM月DD日”。第四步:正確分類歸檔
將已規范標注的復印件,按其原始形成時間歸入檔案的相應類別中,復印時間不影響其排序位置。
四、核心誤區
在實踐中,務必警惕以下常見錯誤:
? 誤區一:目錄時間誤用“復印時間”
后果:直接導致干部履歷時間線錯亂,嚴重影響組織對干部任職資格、年齡、工齡等關鍵信息的認定。
? 誤區二:復印件標注不全(如只蓋章不寫時間)
后果:不符合中組部規定,該復印件視為無效歸檔材料。
? 誤區三:將復制時間填入目錄“備注”欄
后果:畫蛇添足,破壞了目錄的標準結構和索引功能,不利于檔案信息化管理。
總而言之,處理干部檔案復印件的時間問題,請牢記一個簡單而核心的原則:
目錄填寫“形成時間”,復印件標注“復制時間”。
這套“雙軌并行”的機制,充分體現了干部人事檔案管理的科學性與嚴謹性:“形成時間”是材料不可更改的“歷史坐標”,確保了信息的真實;而“復制時間”是復印件合法有效的“管理坐標”,確保了流程的可追溯。二者各司其職,共同構筑起規范、可信的干部人事檔案體系。
最后提醒,各地各單位可能在執行層面有更細化的規定。在實際操作中,如有疑問,建議務必以本級組織人事部門的最新要求為準,或直接咨詢檔案管理部門,確保歸檔工作精準無誤。
信息來源:本文由人事工作者編輯整理。
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