最高院：公司使用未備案的印章簽合同，效力受影響嗎？如何防范？

作者：周軍律師.

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商業交易中經常會碰到，當事人為方便使用，刻有多枚公章或合同專用章，但并未在公安機關全部備案的情形。

那么，公司使用未備案的印章簽合同，合同效力受影響嗎？

最高院在《福建亨立建設集團有限公司建設工程施工合同糾紛再審案》中明確：

公司加蓋的合同專用章與其在公安機關備案的公章不是同一枚，但不排除公司實際使用多枚公章的可能性，不能以此否定合同效力。

本案焦點是，亨立公司簽約加蓋的合同專用章與其在公安機關備案的公章不是同一枚，合同效力是否受影響。

亨立公司提出，其并未提起本案訴訟，理由是日期為2012年3月9日的民事起訴書原件上的亨立公司公章印文與其在公安部門備案的印章不是同一枚，同時還否認其為案涉項目的承包人。

對此,原審已查明，綜合任喜民提交的證據及相關事實，可以認定任喜民有理由相信亨立公司系案涉工程的中標人和承包人。

首先，有證據證明亨立公司進駐河南省輝縣市建筑市場之前，履行了相關備案手續并參與了案涉工程的投標活動。

其次，有證據證明任喜民停止施工后分別于2012年1月1日、2012年2月5日與亨立公司就工程決算簽訂協議，而亨立公司河南分公司被撤銷設立登記的時間是2012年12月3日，說明任喜民施工期間亨立公司河南分公司依法設立并存續。任喜民基于對亨立公司河南分公司工商登記之信賴而簽訂、履行合同，在無證據證實其自身存有過錯的情況下，相應的法律后果應及于亨立公司。

第三，盡管《天星．御墅院項目施工合同》落款處加蓋的“福建亨立建設集團有限公司合同專用章”與亨立公司在公安機關備案的公章不是同一枚印章,但不能排除亨立公司實際使用的公章不只一枚的可能性，更不能以此否定該合同之效力。

因此，原判決認定亨立公司確系案涉工程的承包人，應就涉案工程項目對任喜民承擔工程款支付責任，有事實依據，并無不當。

需要注意的是，雖然未備案不必然導致合同無效，但會讓合同效力的證明成本升高。當公司以“公章未備案、不認可其效力”為由否認合同時，相對人需舉證證明公章是公司真實使用的印章，或簽約行為構成表見代理，需提交合同履行記錄（如轉賬憑證、交貨單）、溝通記錄（如郵件、會議紀要）、證人證言等大量證據，若證據鏈不完整，可能面臨敗訴風險。而備案公章可直接通過公安機關備案記錄佐證真實性，證明難度更低。

周軍律師提醒，對交易相對人而言，簽約前審慎核實印章及授權信息、簽約后留存證據，是保障自身權益的關鍵。若已因未備案公章引發合同糾紛，建議及時梳理證據鏈，結合上述規則判斷合同效力，必要時咨詢專業律師制定應對策略，尋求有效的法律幫助，以免錯失維權良機。

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