時間、項目雙維度，打造真正有用的工作筆記

編注：我們會不定期挑選 Matrix 的優(yōu)質(zhì)文章，展示來自用戶的最真實的體驗和觀點。文章代表作者個人觀點，少數(shù)派僅對標題和排版略作修改。

最近在少數(shù)派上看到這篇《最近我的工作筆記方法整理》，感覺寫得非常好，但比較遺憾的是這篇講的重點還是在「怎么記」上，「怎么查、怎么用」方面著墨較少。

我一直認為，工作筆記被記錄只是它發(fā)揮的第一層價值，能將每一條筆記納入流程和體系中被不斷復(fù)用，才能形成一個有生命力的筆記系統(tǒng)。

這里跟大家分享一下我的工作筆記思路。

當(dāng)代職場牛馬的困境

作為打工人，為什么要記錄工作筆記？簡單來說：為了留痕復(fù)盤，為了追蹤進展，為了規(guī)劃時間精力，為了復(fù)用知識，為了總結(jié)匯報。最重要的是，為了讓我在不工作的時候徹底忘掉工作。

一句話，工作筆記要能成為你外置的工作專用的第二大腦，幫你記錄、幫你回憶、幫你集中注意力，而且能快速安裝和卸載。

相信在職場工作的大家經(jīng)常需要同時處理多個任務(wù)，而任務(wù)和任務(wù)之間有的有業(yè)務(wù)聯(lián)系、有的則零零碎碎。這一方面要求我們能在多個業(yè)務(wù)方向中快速切換、及時響應(yīng)，另一方面復(fù)雜的業(yè)務(wù)場景還要求我們對每個項目的整體脈絡(luò)有清晰的把握，有能力進行長達數(shù)個月的項目跟進。

同時現(xiàn)代即時通信工具的特性，又導(dǎo)致不斷有新的突發(fā)情況打斷你當(dāng)下的工作狀態(tài)。例如同事突然找你溝通一個數(shù)周前、甚至數(shù)月前的信息。這樣的「多線程+長跨度+頻繁打斷」的組合拳打下來，任誰都沒招——作為人類的我們本質(zhì)上是一種單線程的生物，注意力和記憶力都是有限的，長期的多線程任務(wù)對我們的大腦也是有害的。

因此，一套理想的工作筆記系統(tǒng)，應(yīng)該可以支撐我們進行長周期、多線程的項目進度追蹤和工作知識管理，幫助我們在任何時候都能快速且系統(tǒng)地回憶起任意項目的前因后果和當(dāng)時的操作細節(jié)，并盡可能進行知識的復(fù)用，減少重復(fù)思考，從而讓我們能在工作時更加安心的專注在當(dāng)下的任務(wù)中。減輕負擔(dān)、被打斷了也能快速恢復(fù)，工作之外則可以放心地忘掉工作，擺脫煩惱。

工作筆記的兩條主線：時間&項目

目前的工作筆記一般有兩種思路，一種是日志型，一種是項目型。

日志型，就是以日為單位，用類似格子日記的方式分門別類地記錄當(dāng)天的流水和待辦，每天一個文檔。日志的好處在于記錄方便、摩擦力?。粏栴}則是，你會發(fā)現(xiàn)很多項目的工作進展和細節(jié)分散在各處，很難進行有效整合，復(fù)盤檢索時極容易遺漏，對于長期的復(fù)雜項目，也難以進行整體思考。

項目型，就是每個工作任務(wù)單獨建設(shè)一個文檔，文檔內(nèi)包括這個項目內(nèi)的所有前因后果、工作內(nèi)容和結(jié)果產(chǎn)出。項目型的好處在于信息記錄完整，容易整合。缺點在于一方面缺少時間上的維度，同時輸入門檻高、摩擦力大，每次記錄都要找對應(yīng)的項目，而零散的、不屬于特定項目的信息容易丟失；對于復(fù)雜的項目，可能要不斷更改項目文檔的結(jié)構(gòu)來適應(yīng)工作變化，導(dǎo)致最終的項目文檔缺乏演變信息，丟失過程記錄。每個項目之間相對獨立，難以梳理多個項目之間的關(guān)聯(lián)。

因此，我考慮將兩種記錄方法整合起來，使得信息既可以用日志的形式進行快速記錄，又可以用項目的形式進行整合，通過兩種線索進行定位。接下來，我會具體討論一下工作筆記要記什么、怎么記、怎么用。

工作筆記的元素

工作筆記系統(tǒng)的復(fù)雜點在于，它要兼顧信息資源管理和項目管理。

信息資源管理上，工作中的多數(shù)信息包含在工作日常的流水中，例如業(yè)務(wù)動作、溝通記錄、工作產(chǎn)出、會議紀要等流水記錄。同時，在工作中也會學(xué)習(xí)、沉淀、積累一些通用的長期知識，如行業(yè)知識、工作流程（SOP）、工具和賬號、關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)人（POC）、代碼和數(shù)據(jù)口徑等。

項目管理方面，分為長期和短期。長期的項目管理，是指對一個復(fù)雜項目進行決策判斷、路線規(guī)劃、任務(wù)拆分，最終形成具體的待辦事項；短期的項目管理，就是每日對所有未完成的待辦任務(wù)進行當(dāng)前階段的時間、精力、資源的分配和排序，逐個執(zhí)行。

所以整體流程是這樣的：我們有一個長期的項目或復(fù)雜任務(wù)（如 XX 專項），它被拆分成了一個個具體的任務(wù)（如 x 月 x 日前完成設(shè)計稿/計算數(shù)據(jù)/完成代碼），每日要處理的未完成的任務(wù)就是當(dāng)日待辦，在執(zhí)行的過程中會產(chǎn)生新的日志記錄（每日工作進展、會議紀要、個人思考、研討結(jié)論等），中間會使用和積累各種知識資源（工具、知識、流程、聯(lián)系人等）。

對應(yīng)著，我們有了這個筆記系統(tǒng)的 4 個基本元素，也就是 4 種要記的內(nèi)容：

• 項目：復(fù)雜的可拆分的工作項目（自上而下），或由一系列相關(guān)任務(wù)形成的歸納結(jié)構(gòu)（自下而上），用于進行長期的項目追蹤概覽。

• 任務(wù)：拆分出的單項待辦，有明確開始、結(jié)束節(jié)點和結(jié)果輸出，用于聚焦在短期的待辦管理。

• 日志：每日新增的流水記錄，是工作事件的最小顆粒度，如工作進展、會議紀要和外部事件記錄，也可以記錄番茄鐘等短期工作區(qū)間，用于備忘和復(fù)盤。

• 知識：沉淀總結(jié)下來的可復(fù)用的工作資源。

4 個元素的關(guān)系

這 4 種內(nèi)容是緊密關(guān)聯(lián)的，尤其是項目和任務(wù)之間并沒有清晰的邊界，一個簡單的任務(wù)不斷延伸可能逐漸成長為一個大項目；項目的層級也是不固定的，項目下的一個任務(wù)能被拆解成子任務(wù)，子任務(wù)也能不斷拆分為更小的任務(wù)。因此這里的項目指的不是項目記錄本身而是項目結(jié)構(gòu)，是你組織工作的線索，是不斷成長和變化的工作脈絡(luò)。我們通過未完成的任務(wù)來確認當(dāng)下聚焦的事務(wù)，通過項目結(jié)構(gòu)來快速回顧工作的長期進展和前因后果。

于是我們有了 4 個核心使用場景：

1. 聚焦：查看當(dāng)前所有待辦任務(wù)

2. 概覽：回顧項目整體脈絡(luò)和進展

3. 記錄：記錄流水日志和可復(fù)用的知識

4. 查詢：查閱工作知識、工作記錄、項目路線

有了使用場景，就可以具體設(shè)計工作筆記的模塊了。

工作筆記的模塊與布局

這里我們使用 Notion 來搭建。主要有 3 個原因：

1. Notion 數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)、嵌套、函數(shù)和自動化等功能一起提供了非常高的能力上限，如層級結(jié)構(gòu)、自動關(guān)聯(lián)、自帶時間戳、動態(tài)篩選。

2. Notion 的數(shù)據(jù)庫和文檔頁面可以無縫融合，數(shù)據(jù)庫內(nèi)可以直接查看文檔詳情，文檔內(nèi)可以展示復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫篩選邏輯；頁面布局靈活，可以在一個頁面內(nèi)最大化展示內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫頁面還可以進行側(cè)邊預(yù)覽，不需要來回跳轉(zhuǎn)，減少操作摩擦。

3. 通過數(shù)據(jù)庫視圖，可以做到「多處記錄，一處匯總」。

如前面所講，我們有 4 種要記錄的內(nèi)容，其中項目和任務(wù)本質(zhì)上是同一種內(nèi)容，只是在結(jié)構(gòu)層級上有差異，我們可以使用 Notion 數(shù)據(jù)庫的「子項目」功能來構(gòu)建項目結(jié)構(gòu)，因此我們只需要建立 3 個數(shù)據(jù)庫表：任務(wù)表、日志表、資源表。

其中任務(wù)表是核心，分別與日志表和資源表關(guān)聯(lián)。具體功能模塊如下：

主頁

主頁布局

1. 日志模塊：對當(dāng)天流水事件的簡單記錄，如會議、溝通、外部事件等，也可以記錄番茄鐘、Timeboxing 等個人工作模塊；和項目有關(guān)的日志可以關(guān)聯(lián)到具體任務(wù)上。通過直接在日志內(nèi)輸入 /now /follow /wait /done 等指令，可以直接記錄和控制關(guān)聯(lián)任務(wù)的完成狀態(tài)或者控制任務(wù)的優(yōu)先級。

2. 回顧模塊：以周為單位，回顧最近每日新增日志和新完成的任務(wù)，用于每周復(fù)盤和年終撰寫工作總結(jié)。

3. 項目模塊：項目模塊是日常工作的主要空間，包括兩個部分：

• 項目概覽：在項目模塊構(gòu)建項目-任務(wù)-子任務(wù)的層級構(gòu)建，并進行狀態(tài)維護。查閱所有已完成和未完成的工作進展。所有子任務(wù)都完成的項目會自動歸檔。

• 待辦聚焦：將項目中未完成的任務(wù)單獨抽出展示，形成當(dāng)日待辦列表。
  

4. 知識管理模塊：記錄和查閱所有沉淀知識。這部分相對獨立，依賴自己的持續(xù)維護和整理。

任務(wù)詳情頁

任務(wù)詳情頁布局

1. 工作詳情記錄：Notion 比較靈活的一點就是可以在數(shù)據(jù)庫條目內(nèi)繼續(xù)記錄文檔，可以把所有的工作具體細節(jié)寫在文檔正文內(nèi)。

2. 進度日志記錄：通過數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)功能，分散在不同天的日志可以在日志詳情頁內(nèi)聚合展示。

3. 項目結(jié)構(gòu)編輯：通過篩選，可以只顯示 當(dāng)前任務(wù)所在的項目樹，并進行項目結(jié)構(gòu)的維護。關(guān)于如何篩選特定的項目樹，可以參考我的 另一篇文章。

最后的一點討論

可不可以不用 Notion？

當(dāng)然是可以的，一些雙鏈筆記也可以做到通過反向鏈接實現(xiàn)將零散的日志通過項目聚合，有的也支持通過數(shù)據(jù)庫管理待辦（如 Obsidian 的一些插件）。我不是來賣模版的（笑），所以歡迎大家嘗試在不同工具軟件上實踐這套方法，并和我分享。

為什么要做這么復(fù)雜？

總的來說有 3 個原因：

1. 零散的記錄難以產(chǎn)生價值，且容易被遺忘，需要通過線索來梳理和索引。使用「時間+項目」的雙維度對記錄進行定位，可以最大化的發(fā)揮工作日志的效果。

2. 項目結(jié)構(gòu)通常是在實際工作中逐漸生長出來的，多層級數(shù)據(jù)庫可以在對項目進行結(jié)構(gòu)化的情況下保證最大的靈活度；

3. 待辦聚焦+項目概覽，可以讓你快速在工作模式和思考模式之間切換。

其實，很多專業(yè)的項目管理工具上都可以進行單個項目的拆分概覽和跨項目的未完成任務(wù)匯總，有的還附帶每天的工時統(tǒng)計，可以將精確到小時分鐘的工作時間關(guān)聯(lián)到具體待辦上，但附帶日志功能的則不太常見（也可能是我孤陋寡聞）。況且很多項目管理軟件更偏向協(xié)作和規(guī)劃，目的并不在于記錄和知識管理，對于個人使用來說還是太重了。

這套工作筆記系統(tǒng)更加側(cè)重記錄和歸納，方便事后的復(fù)盤和匯報，弱化了事前的計劃。我個人覺得，詳實的記錄可以減輕頭腦的負擔(dān)，過度的計劃則容易帶來焦慮。公司里老板對你的計劃已經(jīng)夠多了，自己還是盡量放過自己吧。

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作者：清垚土土土

責(zé)編：克萊德