企業(yè)收到“社保稽查”通知怎么辦？HR如何應(yīng)對(duì)及避免呢

最近上海社保那邊動(dòng)作有點(diǎn)大—一天內(nèi)連發(fā)好幾份稽查公告，直接點(diǎn)名了不少公司，有做零售的、搞餐飲的，還有科技公司，全是因?yàn)闆](méi)合規(guī)繳社保或者沒(méi)辦登記。有的被要求限期補(bǔ)繳，有的得補(bǔ)做登記，要是超期沒(méi)整改，直接就推給稅務(wù)部門(mén)處理，這下不少HR都慌了神。

其實(shí)不止上海，現(xiàn)在全國(guó)社保稽查都在收緊，尤其是金稅四期聯(lián)網(wǎng)后，想靠“少繳點(diǎn)”“緩一緩”蒙混過(guò)關(guān)，基本不可能了。今天就跟大家聊聊這波稽查里的典型情況，看看新趨勢(shì)是什么，還有碰到稽查時(shí)HR該怎么應(yīng)對(duì)。

社保稽查，HR別慌，按這4步做

要是真收到稽查通知，HR別亂了陣腳，先按這幾步處理，能減少損失：

1.第一時(shí)間找齊所有資料

趕緊把涉及員工的勞動(dòng)合同、工資表（近3年的都要）、銀行發(fā)工資的流水、之前的社保繳費(fèi)記錄找齊。稽查人員會(huì)核對(duì)“工資表金額+銀行流水+社保基數(shù)”是否一致，少一份資料都可能讓調(diào)查時(shí)間變長(zhǎng)，甚至被認(rèn)定為“無(wú)法證明合規(guī)”。

2.配合調(diào)查時(shí)，別亂說(shuō)話

稽查人員問(wèn)問(wèn)題，就按實(shí)際情況答，不清楚的別瞎猜，直接說(shuō)“我找下資料再回復(fù)”。比如問(wèn)“為什么這個(gè)員工的社保基數(shù)比工資低”，要是確實(shí)是之前算錯(cuò)了，就承認(rèn)并說(shuō)會(huì)整改，別找借口，越辯解越容易出問(wèn)題。

?3.能整改的趕緊改，別等逾期

如果只是小問(wèn)題，比如漏了登記、個(gè)別月份基數(shù)錯(cuò)了，在限期內(nèi)趕緊補(bǔ)登記、調(diào)基數(shù)，補(bǔ)完后把憑證交給稽查人員，爭(zhēng)取從輕處理。要是問(wèn)題比較大，比如長(zhǎng)期漏繳，主動(dòng)跟社保部門(mén)溝通，制定補(bǔ)繳計(jì)劃，別拖著不處理。

4.之后每月自查，別再出問(wèn)題

整改完后，HR每月做工資表的時(shí)候，一定要跟社保基數(shù)對(duì)一對(duì)，確保人數(shù)、金額都一致；新員工入職30天內(nèi)，及時(shí)辦社保登記，別等員工提醒才辦。要是公司人多，也可以找第三方機(jī)構(gòu)幫忙做社保審計(jì)，提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

我們提醒：社保稽查正呈現(xiàn)“高頻化、公開(kāi)化、后果加重化”的趨勢(shì)，企業(yè)務(wù)必重視社保合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)開(kāi)展自查與應(yīng)對(duì)！問(wèn)題越早發(fā)現(xiàn)、越早處理，越能降低后續(xù)合規(guī)成本和法律風(fēng)險(xiǎn)。

采取哪些方法，可以確保社保合規(guī)

1.崗位外包

對(duì)于企業(yè)而言，通過(guò)外包手段讓第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)隔離，企業(yè)能夠降低潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。既合規(guī)，又能輕松減負(fù)。當(dāng)然，并不是所有崗位都適合外包，但以下幾類崗位適配度非常高，而且能顯著降低用人成本：

多為基礎(chǔ)性勞動(dòng)、崗位技能要求不高，適合批量外包+統(tǒng)一管理；

倉(cāng)儲(chǔ)、分揀、物流類崗位；崗位重復(fù)性高，人員流動(dòng)大，轉(zhuǎn)為勞務(wù)外包后可實(shí)現(xiàn)“人隨單走、按量付費(fèi)”；

餐飲門(mén)店/商超促銷員；季節(jié)性強(qiáng)、人員不穩(wěn)定，外包后由服務(wù)商負(fù)責(zé)人員調(diào)配和管理；

輔助性崗位（保潔、前臺(tái)、服務(wù)員等）；

非核心崗位，崗位外包后可減少直接用工風(fēng)險(xiǎn)。

這些崗位通過(guò)外包，不僅用工結(jié)構(gòu)更輕便、用工風(fēng)險(xiǎn)由第三方承擔(dān)，還可以提供合規(guī)全額票據(jù)，便于財(cái)稅入賬。

2.社保代理

目前大多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)都不僅僅局限在一個(gè)城市開(kāi)展，尤其是餐飲、服飾、零售等連鎖型企業(yè)在全國(guó)各個(gè)城市都有門(mén)店及子分公司，如果企業(yè)在每個(gè)子分公司配置1-2位人事處理社保繳納的工作，那么整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本將會(huì)急劇攀升，不利于成本優(yōu)化及后續(xù)的業(yè)務(wù)迅速擴(kuò)張。那么有人會(huì)提出，總部HR代勞即可免去上述問(wèn)題？

首先，每個(gè)城市的繳納時(shí)間、比例、基數(shù)等政策存在地方差異性，而且政策會(huì)不定期調(diào)整，需要HR人員時(shí)刻關(guān)注當(dāng)?shù)卣咦兓员慵皶r(shí)采取措施。此外，社保手續(xù)需專人現(xiàn)場(chǎng)到當(dāng)?shù)厣绫＞植僮鳎艨偛縃R統(tǒng)一處理就需要出差至當(dāng)?shù)乩U納。無(wú)形中不僅增加了HR的工作負(fù)擔(dān)，也極大增加了公司的運(yùn)營(yíng)成本。

秉承“讓專業(yè)的人做專業(yè)的事”原則，將社保繳納事務(wù)性工作交給專業(yè)的公司代理，可有效避免企業(yè)人力物力的浪費(fèi)，專心經(jīng)營(yíng)核心業(yè)務(wù)，提高本企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

其實(shí)不管是想提前預(yù)防稽查風(fēng)險(xiǎn)，還是碰到問(wèn)題想解決，靠企業(yè)自己硬扛都容易吃力，尤其是中小公司HR人手不夠、對(duì)政策不熟的情況，找才朔社保這種專業(yè)機(jī)構(gòu)幫忙，會(huì)省很多事，他們的優(yōu)勢(shì)也很貼合企業(yè)的需求：

1.提前幫你做合規(guī)自查，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)

才朔社保會(huì)定期幫企業(yè)做社保合規(guī)審計(jì)，比如核對(duì)工資表、社保基數(shù)、銀行流水是否一致，新員工登記有沒(méi)有逾期，像上海這次稽查里常見(jiàn)的“漏登記”“基數(shù)不符”問(wèn)題，他們提前就能發(fā)現(xiàn)并調(diào)整，不用等被稽查了才慌。而且他們熟悉全國(guó)尤其是上海、河南、江蘇這些地方的社保政策，有新規(guī)定會(huì)第一時(shí)間通知企業(yè)，比如基數(shù)調(diào)整、申報(bào)流程變了，都不用HR自己去查公告。

2.碰到稽查不用慌，全程對(duì)接

要是真趕上社保稽查，我們會(huì)派專門(mén)的顧問(wèn)幫企業(yè)整理資料——從勞動(dòng)合同到工資流水，他們知道稽查人員最關(guān)注什么，能把資料理得清清楚楚，避免因?yàn)橘Y料不全耽誤事；跟社保部門(mén)溝通的時(shí)候，他們也更懂流程，能幫企業(yè)爭(zhēng)取合理的整改時(shí)間，比如長(zhǎng)期漏繳的情況，會(huì)協(xié)助制定分期補(bǔ)繳計(jì)劃，減輕企業(yè)一次性補(bǔ)繳的壓力。

3.崗位外包做得專業(yè)，隔離風(fēng)險(xiǎn)

前面提到的倉(cāng)儲(chǔ)、餐飲、輔助崗?fù)獍潘范甲龅煤艹墒臁Ｎ覀冇凶约旱?00W+人才庫(kù)，300+的招聘團(tuán)隊(duì)，能快速匹配崗位需求，而且所有外包員工的社保都會(huì)按規(guī)定足額繳納、及時(shí)登記，企業(yè)不用再擔(dān)心外包員工投訴社保問(wèn)題。像上海那家餐飲公司要是早把服務(wù)員崗位外包給才朔，也不會(huì)出現(xiàn)長(zhǎng)期漏繳的情況，還能拿到合規(guī)票據(jù)，財(cái)務(wù)做賬也省心。

4.資質(zhì)硬、經(jīng)驗(yàn)足，合作起來(lái)放心

才朔社保做社保服務(wù)十年了，具備人力資源服務(wù)許可證、勞務(wù)派遣許可證這些全資質(zhì)，還跟多省殘聯(lián)有合作，之前幫4000多家企業(yè)處理過(guò)社保問(wèn)題，不管是中小企業(yè)日常社保托管，還是大企業(yè)跨區(qū)域社保統(tǒng)籌，都有成熟的方案。