新時期做好地名檔案管理工作的幾點建議

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摘要

隨著經濟發展和城市化進程的加快，地名數量不斷增加，其內涵也日益豐富，地名管理工作愈發受到重視。地名檔案管理作為地名管理的重要環節，不僅關乎地名信息的準確記錄與保存，還對傳承弘揚中華優秀傳統文化、服務國家治理現代化有著不可替代的作用。文章以“秀嶼區地名錄”為例，深入探討其在地名普查及檔案管理中的工作情況，分析其可借鑒之處，從而提出建立地名檔案庫、利用信息技術、建立地名文化保護機制以及優化檔案利用流程等一系列建議，以期為地名檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。

關鍵詞：地名檔案管理；信息技術；保護機制；優化流程

第二次全國地名普查工作在全國范圍內展開，其成果豐碩且意義重大。莆田市秀嶼區積極響應此次普查工作，在普查過程中積累了大量珍貴的地名資料。這些資料成為研究當地地理、歷史、文化和社會發展的重要依據。尤其是《秀嶼區地名錄》的編纂完成，其是秀嶼區首部區級地名錄，是在對區內地名開展深入普查后，經編纂人員精心整理而成。這部地名錄以收錄秀嶼地名標準名稱、地名來歷和歷史沿革為主要內容，全面、客觀地反映了秀嶼區地名相關的自然和經濟社會概況，為秀嶼區建區20周年獻上了一份意義非凡的大禮。以秀嶼區二普檔案工作為例，探討新時期地名檔案管理工作具有很強的代表性，能夠為其他地區在地名檔案管理方面提供有益的借鑒，有助于更好地應對當前地名檔案管理工作中面臨的新挑戰和新機遇，推動地名檔案管理工作朝著更科學、更完善的方向發展。

一、莆田市秀嶼區地名檔案工作概況

莆田市秀嶼區積極參與第二次全國地名普查工作，這次普查意義重大，涵蓋了廣泛的內容且持續了一定的時間范圍。在普查過程中，工作人員細致入微，對區內眾多地名相關信息實施了全面梳理。此次普查成果豐富，為后續工作奠定了堅實基礎。在此基礎上，《莆田市秀嶼區地名錄》應運而生，其是秀嶼區地名普查及檔案工作的重要結晶。編纂過程嚴謹科學，民政局精心組織，編纂人員付出諸多心血。這部地名錄內容翔實，以秀嶼區地名普查后的各類標準地名匯總為核心，包含了豐富的自然和經濟社會信息，如實反映了地名形成、演變、命名特點以及使用狀況。其結構合理，全書分為序圖、秀嶼區、政區、非行政區域、海域、自然地理、水利電力、交通、名勝古跡、建筑物、單位和索引等十二章四十二節，收錄地名多達3753條，還穿插編排了秀嶼政區圖、城區圖及各鎮地圖共計13幅，地名照片60幅，是一部資料性、實用性和指導性兼備的地名專著，在秀嶼區地名管理與文化傳承等方面有著極高的價值。

二、秀嶼區地名檔案管理工作的經驗借鑒

1.資料收集的全面性和準確性

在秀嶼區地名檔案管理工作中，資料收集的全面性與準確性堪稱典范。一方面，資料收集極具全面性，其依據權威且多元，不僅充分利用秀嶼區第二次全國地名普查成果資料，還將2015至2019年間的地名數據資料作為重要補充，多維度涵蓋不同時段的信息。這種全面收集的方式確保了沒有遺漏重要的地名數據，無論是古老的傳統地名，還是新出現的現代地名，都被納入其中。另一方面，準確性貫穿整個資料收集過程。為了保證地名信息的準確可靠，編纂人員開展了大量的調查、取證、統計、核對和考證工作。編纂人員深入實地對每一個地名的來源、歷史沿革等信息開展詳細考察，與當地居民、歷史文獻和相關機構等多方面核對，確保所收集到的每一個地名信息都能如實、客觀地反映與地名相關的自然和經濟社會概況，為地名檔案管理工作筑牢了根基。

2.編纂過程的科學性和規范性

在秀嶼區地名檔案的編纂過程中，科學性與規范性體現得淋漓盡致。從科學性來看，編纂團隊對地名信息實施了極為系統的梳理。編纂人員深入探究各類地名的內在邏輯，詳細分析每一個地名的形成原因，無論是因地理特征、歷史事件還是人文因素所命名，都一一剖析。對于地名的演變過程，通過多方面考證，梳理出清晰的脈絡，明確不同時期地名的變化情況。在命名特點方面，總結出區域內地名在語音、語義和結構等方面的共性與個性，并準確把握其使用狀況，了解每個地名在當地社會生活中的實際應用范圍和頻率，從而讓地名信息呈現出完整的體系。

在規范性上，整個編纂工作嚴格遵循相關標準。以地名的選取為例，依據統一的地名普查成果資料確定標準地名，確保所編纂內容的權威性。在內容編排上，按照合理的分類邏輯，將全書分為序圖、秀嶼區和政區等十二章四十二節，使不同類型的地名各歸其位。對于地名的表述，無論是地名來歷還是歷史沿革的闡述，都使用規范的語言和格式，避免模糊不清或產生歧義的情況。

三、秀嶼區地名檔案工作存在的主要問題

一是在檔案存儲與檢索上，現有的地名檔案資料分散于各處，紙質文檔與電子數據各自為政，未構建統一的地名檔案數據庫，且檢索手段單一落后，僅能基于簡單的屬性查找，難以滿足多元、精準的查詢需求。

二是在信息技術應用與服務渠道拓展方面與新興技術融合滯后，未與地理信息系統深度對接，地名空間信息與檔案內容割裂。同時，缺乏移動端便捷服務平臺以及互動交流渠道，限制了公眾隨時隨地獲取信息并參與地名文化傳播的能力。

三是地名文化保護工作面臨挑戰。缺少科學的文化價值評估體系，無法精準甄別珍貴地名，相關法律法規不健全，對地名破壞行為缺乏約束，公眾對地名文化價值認知不足，參與保護的積極性未被充分調動，不利于地名文化傳承延續。

四是檔案利用流程存在弊端。申請手續繁雜，需提供眾多材料并歷經多部門審批，流程不透明，用戶難以知曉各環節詳情與進展，且部門間資源整合共享困難，形成信息孤島，協同作業效率低下，極大地影響了檔案利用服務的質量與效率提升。

四、新時期做好地名檔案管理工作的幾點建議

1.建立地名檔案庫，實現電子化存儲與檢索

新時期，加強地名檔案管理工作的數字化建設至關重要，而建立地名檔案數據庫是其中的關鍵環節。相關人員可以充分利用華為盤古云數據對地名檔案實施全面梳理，整合包括行政區劃、居民地、自然地理實體、建筑物、企事業單位和名勝古跡等各類地名信息。這些信息來源廣泛，既有傳統的紙質檔案資料，也有現代普查過程中形成的電子數據。相關人員需要將其統一納入數據庫系統，按照科學合理的分類標準，如根據地名類型、地域范圍和歷史時期等維度實施分類存儲。

在電子化存儲過程中要注重數據的準確性和完整性。對于每一個地名，其標準名稱、來歷、歷史沿革和相關地理坐標等詳細信息都要準確無誤地錄入。同時，要建立數據關聯機制。例如，將同一地區的不同類型地名相互關聯或者將具有歷史演變關系的地名串聯，以便更好地呈現地名體系。

為了實現高效的檢索功能，數據庫需要配備強大的檢索引擎。該檢索引擎要支持多種檢索方式，如可以通過地名的關鍵詞實施模糊檢索，方便用戶在只記得部分信息的情況下找到目標地名；還可以按照精確的條件實施檢索，如特定的行政區域、某一歷史時期的地名等。此外，檢索結果應能夠快速呈現，并且展示出豐富的信息內容，包括地名相關的圖片、地圖標注等，從而為用戶提供便捷、全面的地名檔案查詢服務，滿足社會各界對地名信息的需求。

2.利用信息技術拓展服務渠道

首先，相關人員可以創建一個綜合性的地名信息服務平臺，融合AI、信創等多種新技術。該平臺要具備友好的用戶界面，無論是專業研究人員還是普通大眾都能輕松上手。在功能設計上，要涵蓋地名查詢、地名文化展示和地理信息關聯等多種功能。對于地名查詢功能，要支持多種查詢方式，可以通過精確的地名全稱搜索，也可以利用模糊搜索，如輸入地名中的部分關鍵字、同音字等就能獲取相關結果。同時，根據用戶的查詢歷史和行為習慣，為其提供個性化的推薦列表，提高查詢效率。在地名文化展示方面，可以通過圖文、音頻和視頻等多種形式，生動地展現地名背后的故事。例如，對于歷史悠久的地名，可以呈現其古代的文獻記載、詩詞描述，并配上專業解說音頻，讓用戶仿佛穿越時空感受地名的文化底蘊。對于有特殊意義的地名還可以制作專門的短視頻，展示其與當地民俗、傳統的緊密聯系。

其次，可以與地理信息系統（GIS）深度融合。將地名檔案與GIS技術相結合，實現地名信息的地理空間可視化。在GIS平臺，每個地名都能精準地在地圖上定位，并與周邊的地理要素相關聯。用戶可以通過縮放、平移地圖查看不同區域的地名分布情況，了解地名與山川、河流和交通線路等地理實體的關系。此外，還可以利用GIS的空間分析功能，挖掘地名之間的空間分布規律，如分析某一地區以姓氏命名的村落的聚集模式，或者研究沿海地區與海洋相關地名的分布特征，為歷史地理、文化地理等研究領域提供有力的數據支持。

最后，借助云計算和大數據技術提升服務質量。利用云計算技術搭建地名檔案管理的云平臺，實現數據的存儲、計算和處理，可以大幅提升系統的可擴展性和靈活性，滿足不同用戶規模和數據量增長的需求。大數據技術可以對海量的地名檔案數據實施分析，能夠挖掘用戶的查詢需求趨勢、不同地區對地名信息的關注熱點等信息，從而有針對性地優化服務內容和方式。例如，如果發現某個時期用戶對某一歷史時期的地名查詢量顯著增加，可以及時在平臺上推出相關的專題資料或研究成果。

3.建立地名文化保護機制，確保傳承和延續

建立地名文化保護機制先要構建地名文化評估體系。可以組織專家學者依據歷史價值、文化內涵和社會影響等維度，對地名開展全面評估，精準識別那些具有重要文化意義的古老地名、特色地名，對于已識別的重要地名，需要制定嚴格的保護名錄，并通過法律法規保障其不可隨意更改。同時，建立地名使用監管制度，對在城市建設、區域開發等過程中的地名使用情況實施嚴格監督，杜絕隨意破壞或篡改具有文化價值地名的行為。另外，相關人員還可以鼓勵當地社區和居民參與地名文化保護。通過開展相關宣傳教育活動，提升民眾對本地地名文化價值的認知，讓其成為地名文化保護的積極參與者和監督者。還可以設立地名文化保護專項資金，用于對受損地名文化的修復以及對相關研究、保護工作的支持，確保地名文化在現代社會中得以傳承和延續。

4.優化檔案利用流程，提高管理效率

優化檔案利用流程對于提升地名檔案管理工作質量、滿足社會需求至關重要。

第一，對現有的檔案利用流程實施深度剖析。組建專業團隊，從用戶申請、信息檢索、審批環節到最終獲取檔案資料的每一個步驟都詳細審查，找出其中存在的效率低下、手續煩瑣等問題。例如，某些地區在查詢地名檔案時，需要申請人在多個部門之間來回奔波提交材料，這種情況必須得到改善。

第二，簡化申請手續是關鍵一步。制定清晰、簡潔的申請指南，明確列出所需的必要信息，避免要求過多無關材料。可以通過在線申請平臺，讓用戶能夠方便地提交查詢請求，并利用身份認證技術，在保障信息安全的前提下，減少不必要的身份證明文件要求。對于一些常規、非敏感的地名檔案查詢，甚至可以實現免審批或簡化審批流程，設置自動審批機制，根據預設的條件快速處理申請。

第三，整合檔案資源也是優化流程的重要內容。打破不同部門、不同類型地名檔案之間的信息壁壘，建立統一的地名檔案數據庫和管理系統。在該系統中，無論是歷史悠久的古老地名檔案，還是新錄入的現代地名信息，都能實現一體化存儲和管理。通過智能索引技術，對地名檔案實施多維度分類和標記，如按照地域、年代和地名類型等，使檢索更加精準和高效。

第四，在信息反饋環節，要提升質量和速度。當用戶提交查詢請求后，系統應立即啟動檢索程序，利用先進的算法在短時間內從海量檔案中提取相關信息。反饋的信息要以清晰、易懂的形式呈現，不僅包括地名的基本信息，如名稱、位置和歷史沿革等，還可以根據用戶需求提供相關的圖片、地圖和歷史文獻資料等輔助內容。同時，建立用戶溝通渠道。若在查詢過程中出現信息不完整或不準確的情況，能夠及時與用戶溝通并解決問題。此外，定期對檔案利用流程實施評估和改進。收集用戶的使用反饋和意見，分析檔案利用的頻率、類型等數據，根據這些反饋和數據分析結果，及時調整和優化流程中的不合理之處，確保檔案利用流程始終保持高效、便捷，真正發揮地名檔案的價值。

第五，加強宣傳推廣對于讓公眾了解地名檔案價值和使用方法至關重要，新媒體是有力的工具。可以利用社交媒體平臺創建官方賬號，如在某博、某信等平臺定期發布內容豐富且形式多樣的地名檔案相關信息。例如，以生動有趣的短文講述地名背后的歷史故事、文化傳說，配上精美的圖片或手繪插畫，吸引用戶的注意力。

五、結語

總之，地名檔案管理工作在新時期面臨著新機遇與新挑戰。以秀嶼區地名錄為鑒，通過加強數字化建設、建立文化保護機制、優化利用流程和強化宣傳推廣等措施，有望讓地名檔案更好地服務社會，不僅能夠傳承和弘揚地名文化，還能為國家治理現代化和地方發展提供有力支撐，開啟地名檔案管理工作的新篇章。

（ END ）。

作者：黃小妹

來源：《蘭臺內外》2025年第16期

選稿：賀雨婷

編輯：耿 曈

校對：汪依婷

審訂：宋宇航

責編：汪鴻琴

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