北京
你說：我現在最頭疼的就是布置任務。每次開完會，領導說下周三前把季度總結交上來，我轉頭跟下屬說：小王，你負責寫總結，下周三前給我。結果到了周三，要么是還在改，要么是數據沒對齊，甚至有人直接說我以為小張會做。你說氣不氣？布置工作任務不夠明確，布置下去的工作任務沒有按時完成怎么辦？李老師，我要怎么辦？
我說：這些問題的本質就是，你說不清目標，下屬猜不透要求，最后兩邊干著急！
你明明說了重要，但下屬覺得不重要；你明明說了緊急，但下屬覺得還可以再等等。這種信息差和執行差，讓標準化管理成了空談。
那問題到底出在哪兒？其實，不是下屬不努力，而是我們布置任務的方式有問題。
今天我就用自己踩過的坑，一起來探究五個步驟，幫你徹底解決這個問題。
接下來，我們再詳細的探究布置工作的思路。
第一步：明確目標，別讓下屬猜你的心思。
我當辦公室主任時，有次領導讓我整理會議紀要。
我轉頭跟下屬說：“小張，你整理下會議紀要。”
結果小張交上來的，是逐字記錄的流水賬，領導看了直搖頭：“我要的是重點和行動項！”
問題出在哪兒？
我沒說清楚結果導向，領導要的不是記錄，而是能落地的行動清單；
沒有制定量化標準，比如重點不超過3條，每條要有責任人；
也沒給時間邊界，今天下班前還是明天上午？
后來我怎么改的？
我會說：
你這樣說的效果怎么樣？
小張再也沒交過流水賬，領導也夸，紀要清晰，直接能用。
別用盡快、大概這種模糊詞，用今天下午5點前，不超過500字，這種具體要求。
第二步：拆解步驟，別讓下屬摸著石頭過河。
有次領導讓我籌備季度表彰會，
我轉頭跟下屬說：小李，你負責籌備表彰會。
結果小李忙了三天，發現場地沒訂、獎品沒買、流程沒定，最后手忙腳亂。
問題出在哪兒？
我沒拆解步驟，籌備表彰會需要
訂場地→買獎品→定流程→發通知，
每個步驟都有先后順序；
也沒明確責任人，比如小李訂場地，小王買獎品。
后來我怎么改的？
?我會列個清單：
效果怎么樣？
小李再也沒漏過步驟，表彰會也順利開了。
用第一步…第二步…第三……的順序說，別讓下屬自己猜先做哪個。
第三步：設定節點，別讓任務爛尾。
有次我讓下屬寫份調研報告，說下周三前給我。
結果周三早上，下屬說：還在改，數據沒對齊。
我問：什么時候能對齊？
他說：明天吧。
結果明天又說明天，最后拖了一周。
?問題出在哪兒？
我沒設里程碑，比如周一下班前交初稿；
沒定交付物，初稿、修改稿、終稿的標準；
也沒卡截止時間，周三是終稿時間，但初稿得提前。
后來我怎么改的？
?我會說：
效果怎么樣？
小陳再也沒拖過稿，報告質量也提高了。
用周一下班前交初稿，周三下班前交終稿這種具體節點，
別用下周三前這種模糊時間。
第四步：匹配資源，別讓下屬巧婦難為無米之炊。
有次我讓下屬聯系外部專家做培訓，
說你負責對接。
結果下屬跑來問我：
“專家費用誰出？”“我能直接簽合同嗎？”“如果專家臨時來不了怎么辦？”
問題出在哪兒？
我沒說所需支持，比如費用走行政預算；
沒有設定權限范圍，比如5000元以下的合同你能簽；
也沒做風險預案，比如如果專家來不了，備選方案是找內部講師。
后來我怎么改的？
我會說：
效果怎么樣？
小周再也沒問過我怎么辦，培訓也順利開展了。
提前想好“如果…怎么辦”，別等出問題了再補救。
第五步：確認反饋，別讓任務石沉大海。
有次我讓下屬整理文件，說你把文件歸類放好。
結果下屬把文件按年份分了，但領導要的是按項目分。
我問：你怎么按年份分了？
下屬說：我以為你要按年份。
?問題出在哪兒？
我沒讓下屬復述任務，
比如你理解的是按什么分？
沒提問澄清，比如，你是按年份還是按項目？
也沒共識確認，比如我們達成一致，按項目分。
?后來我怎么改的？
我會說：
“小吳，你把文件按項目歸類，每個項目一個文件夾。你復述一遍，我看看對不對？”
小吳說：“按項目分，每個項目一個文件夾。”
我問：“如果有疑問，現在提?！?/p>
小吳說：“沒有。”
我說：“好，那我們達成一致，按項目分?！?/p>
效果怎么樣？
小吳再也沒分錯過，領導也夸文件找起來方便。
讓下屬復述任務，別怕麻煩，這一步能避免80%的誤解。
小結：
布置任務，其實是一場雙向溝通。
我當行政辦公室副主任那會兒，總以為，我說清楚了，下屬就該聽懂，
但后來發現，布置任務不是我說你聽，
而是我說→你復述→我確認的雙向過程。
你試試看，下次布置任務時，按這個流程走，
你會發現：下屬不再拖延，推諉少了，任務也能按時完成了。
畢竟，管理不是我讓你做，而是我教你做，我們一起做成。
來源 | 李正高（ID：dilisheying）
作者 | 李正高 ; 編輯 | 呼呼大睡
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