年底業績沖刺，你需要知道的11個效率工具

觀點 / 劉潤 主筆 / 志豪 責編 / 黃靜

本文首發于2025年09月

今天，我們重發一篇過往比較受歡迎的文章，希望對你有所啟發。

以下是這篇次條重發文章正文。

四季度就快要結束了，距離2025年結束，還剩不到一個月。你的業績完成怎么樣？

如果你還有目標沒完成，那接下來的沖刺至關重要。

怎么沖刺？我有個特別樸實的建議，多去研究工具。

為什么？之前我跟羅振宇老師聊天。他說，他剛進央視工作那會，很多記者都不會打字，都是用手寫。辦公室的墻根就放了10臺電腦，派了10個人專門負責打字。但是他會打字，當別人還在通過打電話，上門拜訪的方式獲取信息的時候，他卻能直接上網查資料，比別人快了一大截。沒錯，很多時候，領先一步，不是因為更努力，而是因為會借力。

就像那句話說的：君子性非異也，善假于物也。

所以今天，我想把我私藏工具箱一次性交付給你。相信看完一定會對你有所幫助。

白板：最好的思考工具

為什么要用白板來思考？

想象一下，如果你站在白板前，拿起筆，就可以把腦中所有的、零散的、不成體系的想法，一股腦地傾瀉在上面。然后，后退兩步，可能會發現，咦，A點和C點之間，似乎可以畫一條線，碰撞之后，一個新洞察，就此誕生。

用白板最大的好處，就是不會限制人的思考。

如果用Word呢？它是以“行”為單位的，寫完第一行才能寫第二行，你很難說，我寫著寫著，我突然想到了一個“天才”的想法，先寫在第80行，它只適合有順序的線性思考。

更不要用Excel。它把行和列都分好了，你很難看到A、B、C、D之間有什么聯系，連接之后又會產生什么奇妙的“化學反應”。

我在微軟工作的14年里，養成了一個習慣，隨時用白板記錄想法。

于是，我會在一切能放白板的地方，放滿白板。

這是我家里面的黑板（白板）。

這是公司會議室里面的白板。

甚至，辦公室里面的柱子，也可以被我改造成了白板。幾個同事，如果突然間想要討論問題了，根本就不用走兩步去會議室。幾個人往柱子那一站，拿起筆就可以開始討論。

我的行李箱里，還會放靜電白板貼。如果出差路上，有空閑的時間，我會直接把白板貼貼在墻上，在上面畫滿了各種各樣的商業模型之后，拿手機拍照之后，直接往垃圾桶一扔就完事。

我很多的思路和靈感，就是在各種各樣的白板中誕生的。9月底，我們又要搬新的辦公室了，我有個很核心的要求：能不能多放幾塊白板？

屏幕：越多越好

如果有人問我，怎么才能加快閱讀和寫作的速度？那我建議只有一個：多給自己準備2塊屏幕。

為什么不是一塊大屏？因為在Windows系統里面，一塊屏幕，最多只能被分成3份，你沒法同時開更多的窗口。可如果是兩塊屏幕呢？那就是四個甚至六個窗口。這樣做，有什么好處嗎？有。

1、快速閱讀。

如果你想快速了解一個領域，你就可以同時排開5本書，看看同一個概念，不同人的觀點是什么？大家最關心的問題是什么？最新的進展怎么樣了？相信我，知識會很快“沖”進你的大腦。

2、加快寫作。

我有一種工作狀態，我稱之為“大規模寫作”。比如，前段時間，我去海信體驗了一天的客服工作。積累了海量的素材，一整天的現場錄音，電腦上的各種截屏，培訓時分享的PPT，以及涉及到的圖片，報告和常用短語......要把這些龐雜的素材，整合成一篇近萬字的長文，只靠一臺筆記本電腦，幾乎是一場災難。

為什么？因為你需要在幾十個文檔之間來回切換，每切換一次，你的注意力就會被打斷一次，這得浪費多少時間啊。但多了兩塊屏幕呢？就可以用左邊的豎屏看PDF文檔，幾乎不用翻頁。右邊的屏幕，是我的“回憶外腦”，我會把海量的錄音“喂”給AI，然后不斷向它提問：“我當時說了什么？”“他是怎么回答的？”讓AI來幫我定位和提煉，把我從繁瑣的翻閱當中解放出來。但最重要的，還是中間的屏幕，因為無論是向左還是向右看，都需要歪頭，中間屏幕就不需要。我把中間的屏幕分成兩部分，右邊是我的寫作區，左邊開著幾個常用的AI工具，ChatGPT、Gemini和Claude。隨時隨地討論想法。

你看，三塊屏幕，各司其職。讓我思路，能像水一樣，在不同的信息源之間自由流動，不再被打斷。

筆記軟件：構建你的第二大腦

信息，是思考的燃料。但是在今天這個時代，我們最大的問題不是信息太少，而是太多，太亂。

微信收藏夾躺著上百篇“待讀”文章，瀏覽器書簽欄塞滿了各種“有用”的鏈接，手機相冊保存無數張拍下的PPT。結果呢？這些散落在各個角落的“知識”，我們幾乎都不會再打開。

到處收藏，等于沒有收藏。怎么辦？構建你的“第二大腦”。

什么是第二大腦？

我一直有個觀點，人類的大腦是用來思考的，不是用來記事的。你的大腦（第一大腦），應該用于思考，把需要記憶的事情交給第二大腦。

怎么構建？你可以試試印象筆記，get筆記這樣的筆記軟件。我主要用它們來干兩件事：

1、成為所有信息的入口。

在微信里看到好文章，綁定自己的賬號之后，可以直接轉發給“我的印象筆記”公眾號，它會幫我保存。在電腦上看到有價值的網頁，用印象筆記的官方插件：剪藏，可以一鍵同步到印象筆記。我讀書時候，還有個習慣：劃線。劃下的筆記，會自動同步到我的印象筆記上。

這樣，所有信息，就都有了唯一的歸屬地。你不需要記住細節，只需要輸入關鍵詞，你就能找到所有相關信息。

2、記錄思考。

我有個堅持了1年多的習慣：每天抽出10到20分鐘的時間，錄制一節“日課”，放在我的商業社群“進化島”上面，和3萬多島民共同進步。一開始，我只能用手機自帶的錄音軟件，錄好后把文件發給我的同事，請他們幫我轉成文字放在島上。為了閱讀體驗，往往還需要花半個小時人工校對錯別字，實在是太麻煩了。

直到，我的好朋友快刀青衣，也是得到Get筆記的負責人，向我推薦了Get筆記。

我就像發現了新大陸一樣。和一般的語音轉文字軟件不同，Get筆記能夠理解文字內容，并進行一定修改。比如，我說：

“嗯……今天的會開得還挺長的，然后那個項目啊，我覺得可能要再評估一下吧，就是，再看一下那個風險點。”

普通語音轉文字工具，轉出來的就是一堆口語化的“嗯、啊、然后、吧”，根本沒法直接用。而Get筆記會自動幫我改成：

“今天的會議時間較長。對于這個項目，我認為需要再次評估，特別是風險點部分。”

就這樣，每天我就對著它，把一天的思考和感悟一股腦地講出來，幾分鐘后，一篇邏輯清晰，文字準確的日課初稿就誕生了。

聊到記東西，還有兩樣東西我覺得特別重要。

便攜鍵盤和手寫筆：出差的生產力工具

作為一個商業咨詢顧問，一年當中我有一半的時間，不是在出差，就是在出差的路上。

出差隨身帶著折疊鍵盤和手寫筆，最大的好處是方便記筆記。

很多人覺得現在很多AI工具就能幫你記筆記，在開完會之后，可以直接生成會議紀要，多方便吶。還需要記筆記嗎？我的答案是：要。

因為記筆記的本質，不是為了“存儲”，而是為了思考。

讓AI代替你記筆記，就像請教練替你做俯臥撐，你永遠不會長出肌肉。那為什么還要帶鍵盤呢？用手在手機屏幕上的輸入效率，永遠不可能比鍵盤要快。開會的時候，可以用折疊鍵盤從容記錄下，臺上嘉賓演講的每一個要點。

手寫筆呢？有了手寫筆，我就可以把平板、手機也變成一個小白板，方便思考。說到出差，還有一個工具特別重要，那就是：行李箱。

20寸的行李箱：國內出差，不要托運

我現在一年有兩百多天都在外面出差，如果有人問我，出差有什么建議，那一定是：

行李不要托運。

為什么？經驗都來自于教訓。有次，我從上海飛深圳，托運了行李。沒想到因為天氣問題，飛機備降到了廣州。航空公司的工作人員，都到了現場安撫被滯留在廣州機場的大家。我說，我不要餐食，不要賠償，我什么都不要。我只要我的行李。我在深圳有非常著急的事情，從廣州過去深圳很方便，可不可以把行李給我，我要走。但根本沒人搭理我。現場有太多人的情緒需要安撫，太多的需求需要應對。我只能等。

最終，我只能像熱鍋上的螞蟻一樣，生等了半天，才再次登上飛往深圳的新航班。自那之后，只要是國內短期的差旅，我就再也沒有托運過行李。

我要確保，如果發生了意外，我不能被困在原地。所以，現在我的行李箱，只有20寸。

不用托運，發生任何意外，我可以拿起行李箱就往目的地趕。

除此之外，我還特別建議你，選一款能夠從前面打開蓋子的箱子。

為什么？很多箱子，你想要辦公，拿里面的電腦，必須完全放倒，攤開，在狹窄的飛機過道上，你還要擔心是不是擋著別人的路？特別不方便。

但如果箱子前面可以打開，只需要把它立著，拉開前蓋就能單手，優雅地拿出筆記本電腦辦公。出差，還意味著你有大量的時間要花在路上，這些時間很難用來辦公，怎么辦呢？怎么才能高效利用？我的推薦是：用電子書和得到聽書。

電子書和得到聽書：高效學習

為什么要用電子書學習，而不是紙質書？

用電子書，你可以輕松地在手機，平板，電子閱讀器中儲存上千本書，相當于擁有了一個小型圖書館。平時出差，打開手機就能看， 非常方便。

其次，你用熒光筆在紙質書上畫出來的重點，一旦書被放回書架，放心，你可能這輩子都不會再打開了，你的筆記就“沒了”。但是電子書呢？劃了線之后，是可以被自動同步到云端，你可以隨時查閱、搜索和整理。最后，在很多電子書平臺（比如得到和微信讀書），你可以看到其他人留下的筆記和想法。有不懂的地方，看看別人的筆記，噢，原來別人是這么來理解這個知識點的啊。

聽書呢？可以充分利用碎片時間拓展知識邊界。

比如，上下班的通勤路上，從機場休息室走到登機口的那幾步路，甚至是洗澡的時間，我都會拿來聽書。一來二去，積少成多，我每年在得到上聽書，都會超過1000個小時。并且這1000個小時，還是用2倍速聽的。也就是說，我實際聽的內容，至少超過2000個小時。

為此，我至少會隨身攜帶兩副耳機。一副降噪耳機，一副骨傳導耳機。在飛機、高鐵這樣嘈雜的環境里，戴上降噪耳機，可以更加沉浸式學習。走在路上，戴上骨傳導耳機，也能確保我能聽到汽車的鳴笛。

總之，高效利用好一切的碎片時間。絕不浪費。

說完了不浪費碎片時間，那應該怎么利用好工作時間呢？我的答案是：日歷。

日歷：日程管理

你有沒有試過用日歷來管理自己的時間？把要做的事情，比如，出差，開會，和朋友見面......通通放在日歷里。這樣做，有什么好處？

1、同事可以幫我安排行程。

有了日歷，比如，我今天要坐高鐵從南京到北京。那么我的日程上就會有一條明確的記錄：高鐵G198（南京到北京）。并且，司機電話，酒店地址，酒店的聯系方式，都會被放在上面，非常高效。

2、自動提醒。

約了會議，系統會提前15分鐘提醒我，如果是要坐飛機就會提前兩個小時，高鐵會提前一個半小時提醒。我經常是手機彈出提醒，我才知道，噢，原來我待會還要去一趟XX，趕緊收拾東西，打個車出發。

3、方便協作。

我的時間顆粒度是30分鐘，我會把所有占用時間的事放進日歷。比如，我要寫文章，就會在日程里面預留4個小時，標明這段時間用來寫作。這樣，同事們就知道我什么時候有空，什么時候沒空。如果找我有事，比如，某天晚上要我直播， 就可以提前安排，把我的時間鎖死。

一切都是為了效率。

Outlook：管理人脈

從1999年開始，我就堅持一個原則，我所有的聯系人信息，都必須存在云端。

這樣就不用擔心手機壞了，丟了。

那用什么工具儲存好呢？我使用的工具，是微軟的Outlook。20多年過去了，我的Outlook聯系人列表里，已經有了7000多位聯系人。

坦白說，我記不住每個人，但工具可以。

對于每一位重要的聯系人，我都會記錄下，他的公司，職位，手機號（并且一定會加上“+86”的國際區號，保證我在世界任何地方都能直接撥通）生日，我們是在什么場合認識的......甚至，每次認識新朋友，如果方便，我都會和他合一張影，然后把這張照片，存為他在我通訊錄里的頭像。

這有什么用？比如，一位多年未見的朋友突然給你打了電話，我就可以立刻脫口而出：“喂，張總，好久不見啊。”這本身，就是一種尊重。你還可以把朋友的生日、各種紀念日、孩子的生日、愛好等重要信息記錄在聯系人列表里，并設置提醒，送上一份小小的祝福，讓對方感受到你的心意。

Gemini：一個智商130的AI助手

說到效率，那一定離不開AI。

我現階段用得最多，最順手的工具，是谷歌推出的大模型，Gemini。有人專門做過測評，說它的智商已經達到了130分。天吶，130分的智商是什么概念？智商測試遵循著正態分布的規律。大多數人的智商集中在85~115這個區間里面。而130分，意味著處在人群智商分布的前2.28%左右。也就是說，大約每50個人中，就有一個智商達到130分的人。這是一個極度聰明的AI大模型。

這么聰明的大模型該怎么用？

我的建議是，用它來復盤。為什么？因為復盤能力實在是太重要了，一旦歸因錯了，成功就不可復制，失敗就不可避免。

但是，復盤能力又是很多人的短板。怎么辦？向高智商的AI請教。

1、問原因。

我經常會把一些數據比較好的文章或視頻腳本直接丟給它，提示詞也不用多么復雜，就直接問：“你覺得這幾篇視頻腳本，好在哪里？”它會告訴我，“這幾篇腳本厲害的地方在于，它不是在寫文章，而是在講故事。”說得真好，誰不愛聽故事呢？這時，AI就變成了能指點你的貴人。

2、問怎么做。

接著，我們就可以問Gemini：“我以前做對這件事時，其實做了100次，只有5次特別成功，95次都不夠好。我不是每次都能做對，也無法復制成功，那我怎樣才能復制成功呢？”這時，AI會告訴你步驟，只要按照這些步驟來做，大概率可以復制過去的成功。

總之，你就把Gemini當成一個智商130的人，不要問他星星，太陽，美國或歐洲是什么樣子的，而應該問他：“在你眼中的我是什么樣子的？”這對你的收益才是最大的。

有了AI后，作為一個前程序員，我每天最大的樂趣之一，就是用AI來編程。

Claude Code：用“嘴”編程

任何一家公司，都存在大量極其繁瑣、重復、耗時且容易出錯的手工操作。

比如，每次到了發工資那幾天，我們的HR小姐姐都有些抓狂。

她需要先從各個業務部門收集獎金數據，填入總表，然后把數據導入稅務軟件計算個稅，再把結果下載下來。接著，把個稅數據回填到工資表，算出實發工資，然后還要根據員工所屬部門、崗位性質，按類別，配合財務伙伴進行內部費用分攤，算出各部門費用。若遇到人員進出調崗，還要額外進行調整......這一整套流程下來，她需要全神貫注地工作一到兩天。

我看著都覺得痛苦。

我說，這件事，為什么要用人來做呢？能不能寫個程序解決？

于是，我找到了AI工具Claude，它的代碼能力，非常強大。直接跟它說，“你好，現在幫我寫個程序，第一步，讀取這個文件夾里的獎金Excel。”它不會直接動手干活，而是問我，“好的。讀取之后，是需要根據員工姓名，匹配到主工資表里嗎？”等我確認之后，它才會吭哧吭哧開始干活，也不用人一直盯著，可以放手去干別的事。過了十幾分鐘，你再去看，它已經寫完了。效率非常高。一般我會再檢查一下，如果有些地方跟預期不一致呢？那就提出修改意見，再改。

整個過程，我一行代碼都沒寫，完全靠“嘴”編程。

不得不說，Claude Code的效率是真的高，十幾分鐘就相當于普通程序員一天的工作量。只花了一天時間，這個應用就能用了。這是什么概念？如果找外部團隊來做，至少需要兩個人干一個月，他們至少要收10萬。但現在呢？只花250美元，加上我一個人一天時間，就可以了。

（嗚嗚，有幸得到HR小姐姐的認可）

Gamma：AI自動生成PPT

PPT，可能是所有職場人士都繞不開的“痛”。為了做出一份邏輯清晰，內容詳實，設計精美的PPT，常常要熬上好幾個通宵。效率太低了。怎么辦？今年，我在籌備年中大課時，里面有不少關于AI的內容，既然聊AI，那干嘛不用AI做？

于是，我找到了Gamma。體驗怎么樣？好用，真的好用。

我把一篇關于“AI轉型戰略”的文字初稿，直接扔給了Gamma，幾分鐘后，它自動幫我提煉了核心邏輯，生成了一套包含10張幻燈片、圖文并茂的初稿。骨架，瞬間就有了。

接著，我開始“導演”它。輸入：請幫我找出四個最優秀的，用于生成音樂的AI工具，并列出它們的主要優點。Gamma迅速完成了研究，并把結果以非常美觀的卡片形式，呈現在了頁面上。

但最讓我驚嘆的，還是它的“智能配圖”功能，能夠直接根據我頁面上的文字內容，自己先生成一段提示詞，然后調用AI繪畫，生成一張與主題完美契合，充滿藝術感的圖片，并且放在了最合適的位置。

你看，做PPT的痛苦，AI也能替你分擔。

最后的話

年底的結局，很大程度上，由你現在的工作方式決定。想要沖刺業績，就要盡可能放大每一分鐘的價值。如何放大？這11個工具，就是幫你撬動年底業績的11個杠桿。

你也可以問自己一個問題，在我每天的工作和生活中，哪一件重復、繁瑣、耗時、又不得不做的事情，感到最痛苦？好，就從這個最痛的點開始。試試今天分享的這11個工具，然后用起來，很快，你就能體會到效率提高的快樂。

你今天所有重復性的痛苦，都是明天可以用工具解決的問題。

希望，今天的分享能對你沖刺有所幫助。歡迎你，也在評論區分享，自己最常用的工具，我們一起提高效率，完成目標。