投標(biāo)人與招標(biāo)人 “需求澄清” 的郵件溝通模板

投標(biāo)人與招標(biāo)人進(jìn)行需求澄清的郵件溝通需遵循專業(yè)、清晰的表達(dá)規(guī)范，確保關(guān)鍵信息準(zhǔn)確傳遞。

郵件標(biāo)題應(yīng)包含項(xiàng)目編號(hào)及澄清事項(xiàng)概要，如"XX項(xiàng)目（編號(hào)：2025-036）關(guān)于技術(shù)參數(shù)第5.2條的澄清請(qǐng)求"，便于招標(biāo)方快速分類處理。正文開篇需明確身份信息，某環(huán)保設(shè)備采購項(xiàng)目中，投標(biāo)方在首段注明"我司為投標(biāo)人A（統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：9131010XXXXXX）"，并附上投標(biāo)文件購買憑證或報(bào)名回執(zhí)截圖，以證實(shí)參與資格。澄清問題需按招標(biāo)文件章節(jié)編號(hào)逐條列舉，某市政工程投標(biāo)方采用"條款索引+原文引用+疑問點(diǎn)"的三段式結(jié)構(gòu)："招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范第3.7條要求'泵站噪音≤55分貝'，請(qǐng)問該指標(biāo)是指在1米距離處測量還是設(shè)備外殼處測量？"，此類結(jié)構(gòu)化提問使招標(biāo)方回復(fù)效率提升40%。

技術(shù)類澄清需附帶專業(yè)依據(jù)。某智能安防項(xiàng)目投標(biāo)方在詢問人臉識(shí)別誤識(shí)率指標(biāo)時(shí)，同步提交了《GA/T 1093-2013》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)條款作為參考，幫助招標(biāo)方精準(zhǔn)回應(yīng)。商務(wù)條款的澄清應(yīng)量化具體，某EPC項(xiàng)目投標(biāo)方針對(duì)付款條件提問："合同專用條款第8.3條約定'驗(yàn)收合格后付至97%'，請(qǐng)明確驗(yàn)收是指初步驗(yàn)收還是最終竣工驗(yàn)收？"，此類明確指向性提問減少了往來反復(fù)。對(duì)于復(fù)雜問題，可建議多方案備選，某數(shù)據(jù)中心項(xiàng)目投標(biāo)方提出："招標(biāo)文件未規(guī)定柴油發(fā)電機(jī)組的連續(xù)運(yùn)行時(shí)間，我司可提供8小時(shí)、24小時(shí)兩種配置方案，請(qǐng)確認(rèn)需求優(yōu)先級(jí)"，這種建設(shè)性提問常能獲得更實(shí)用的答復(fù)。

郵件格式需兼顧正式性與可讀性。重要數(shù)據(jù)用表格呈現(xiàn)，某醫(yī)療設(shè)備投標(biāo)方將存疑參數(shù)整理為對(duì)比表，列明招標(biāo)要求、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)三欄，使差異點(diǎn)一目了然。附件材料應(yīng)控制體積，某工程設(shè)計(jì)標(biāo)將問題相關(guān)的圖紙局部截圖標(biāo)記后插入郵件正文，避免收件方下載大文件。時(shí)效性聲明不可忽視，某國際招標(biāo)項(xiàng)目中，投標(biāo)方在郵件頁腳注明"根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定，請(qǐng)于48小時(shí)內(nèi)回復(fù)，若逾期將視為無異議"，有效督促招標(biāo)方及時(shí)反饋。

后續(xù)處理體現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)。收到澄清回復(fù)后，投標(biāo)方應(yīng)發(fā)送確認(rèn)郵件，某建筑工程公司采用"貴方2025年3月15日關(guān)于混凝土強(qiáng)度指標(biāo)的澄清已收悉，我司將按'標(biāo)養(yǎng)28天強(qiáng)度≥C40'要求調(diào)整施工方案"的標(biāo)準(zhǔn)化確認(rèn)模板，既歸檔證據(jù)又展示執(zhí)行力。若遇回復(fù)不明確，可二次追問但需標(biāo)注關(guān)聯(lián)性，某軟件項(xiàng)目投標(biāo)方在跟進(jìn)郵件主題注明"二次澄清：關(guān)于XX問題的補(bǔ)充詢問"，正文首段引用首次回復(fù)原文，再提出細(xì)化問題，使溝通鏈條完整可溯。所有往來郵件應(yīng)同步抄送項(xiàng)目組核心成員，某政府采購項(xiàng)目因投標(biāo)方將技術(shù)、商務(wù)問題分送不同責(zé)任人導(dǎo)致回復(fù)矛盾，后改為雙線抄送，問題解決效率顯著提升。