費用審計：看到這 19 個反常，盡管查！！

例會上，

老板怒言：內(nèi)審，趕緊查一下費用，兩周后給我結(jié)果！

老板又說：近兩年費用管理一團糟，越來越有失控的跡象，預算幾乎失去了意義…

會場一片寂靜，內(nèi)審負責人點頭輕聲答應，多位高管面色鐵青，神情恍惚。

其實，費用審計并不是多難的領域，思路清晰，再加上不辭勞苦地去驗證，發(fā)現(xiàn)一些問題甚至是輕而易舉的。因為，費用由于其分散、高頻的總體特殊性，舞弊或違規(guī)是最難串通，最容易露馬腳的。

有時候，比照公司的報銷制度，反觀那些數(shù)據(jù)、流程、憑證里的 “信號”，可謂比 “此地無銀三百兩” 還明顯。舉個例子：銷售每個月招待費不超過8000，據(jù)實報銷，你會發(fā)現(xiàn)大家?guī)缀醵紩箐N7800-8000元，這種情況下，據(jù)實的可能性有多大？不據(jù)實就是虛報！你只要拿著票去研究，去現(xiàn)場核查，幾乎不可能沒問題！

類似的反常，或者蛛絲馬跡還有不少，今天梳理19種最常見、最典型、最該盯緊的跡象。

一、查數(shù)據(jù)，反常的數(shù)字藏著貓膩

數(shù)字不會說謊，只要偏離常理，多半有問題。

1. 同一人費用金額高度穩(wěn)定或細節(jié)雷同

如，銷售每月差旅費都是1.2 萬，不多不少，連續(xù)半年沒波動。查行程單才發(fā)現(xiàn)，他根本沒跑那么多城市，不過是按固定模板湊發(fā)票，連住宿天數(shù)都能精確到湊夠金額。

也曾發(fā)現(xiàn)某員工PS修圖，導致不同報銷單，后附的滴滴行程單連續(xù)幾行數(shù)字尾數(shù)都一樣，日期和星期幾竟然對不上。

可疑點：真實費用隨行程、季節(jié)波動，哪能像設定好的程序？哪有那么多高度雷同的小數(shù)？

怎么查：比對行程申請、考勤記錄、交通票據(jù)，看 “出差天數(shù)” 和 “報銷金額” 能不能對上。

2. 費用支出全扎堆在月末、季度末

財務系統(tǒng)里一篩，某部門超過一半的費用都集中在每月最后一周，季度末更明顯，甚至有不同人同一時間分開干同一件本應該合并完成的事。進一步審計發(fā)現(xiàn)，是 “當月預算沒花完，怕下月被砍”，突擊花錢。

可疑點：正常報銷隨業(yè)務發(fā)生，不會像趕末班車一樣集中。

怎么查：看費用事由的發(fā)生時間，是不是真的全在月末，再核預算執(zhí)行明細。

3. 單筆費用長期貼著限額報

如開篇舉例，公司規(guī)定 “銷售每月招待費不超8000元，要據(jù)實報銷”，結(jié)果招待費報銷全是 7980元、7990元，精確到十塊錢。而且?guī)缀醵际悄菐讉€供應商的票，后進一步查證發(fā)現(xiàn)了虛開套取資金、侵害公司利益的舞弊行為。

可疑點：真實消費哪能次次卡著上限，分明是 “按限額湊票”。

怎么查：核對發(fā)票原件與 POS 單、支付記錄，看實際支付金額是不是比發(fā)票少。同時，基于業(yè)務場景查行程記錄，詢問不同“參與人”驗證信息一致性。

4. 同類費用突然激增

行政部的 “辦公耗材費”，前半年每月平均 5000，突然某個月飆到 2 萬。說是 “批量更換墨盒”“維修打印機”，但未發(fā)現(xiàn)紙張消耗明顯增加，也未見到驗收記錄，更沒有維修人員前往辦公室，后不得不承認了虛開的行為。

可疑點：費用增長得有 “業(yè)務理由”，匹配其他數(shù)據(jù)的同步增長，沒新增需求卻暴漲，必藏問題。

怎么查：要采購清單、入庫單、實物照片、監(jiān)控視頻，再盤點庫存看有沒有 “虛增的耗材”。

二、查流程，走不通的流程就是反常

流程是規(guī)矩，一旦有人找理由 “繞著走”，不是偷懶就是搞事。

5. 特批扎堆出現(xiàn)

某部門每月都有三五筆特批，理由全是 “業(yè)務急，沒來得及走正常流程”，特批單簽得飛快。其實是發(fā)票不合規(guī)（比如餐飲票想報成 “會議費”），怕正常審批被打回。

可疑點：真緊急的業(yè)務少之又少，哪能天天趕時間？頻繁特批本就是管理問題！

怎么查：看特批費用的發(fā)票類型，再問業(yè)務 “緊急在哪”，有沒有對應的業(yè)務記錄（比如會議紀要、訂單）。

6. 審批人跳級簽字或 “代簽”

員工報銷單上，直屬領導沒簽字，直接找總監(jiān)簽了；還有的 “領導簽字” 筆跡明顯是員工代筆。深究下去，要么是費用不合規(guī)怕直屬領導駁回，要么是領導根本不知道這筆錢。

可疑點：審批鏈條就是防火墻，跳級或代簽就是突破防火墻，要重點關注。

怎么查：對比領導日常簽字筆跡，再找審批人當面核實 “知不知道這筆費用”，跳簽和代簽流程有問題，實質(zhì)更可能有大問題。

7. 電子發(fā)票 “紅沖后仍報銷” 或 “重復報銷”

財務系統(tǒng)里查出，某員工 3 月報過的一張會議費電子發(fā)票，5 月又出現(xiàn)在報銷單里。查驗發(fā)現(xiàn)，這張票 3 月底已被銷售方紅沖；還有人把同一張電子發(fā)票在不同季度重復報。

可疑點：電子發(fā)票可查驗紅沖狀態(tài)、可查重，刻意重復或用紅沖票報，就是明知故犯。

怎么查：用電子發(fā)票查重工具核驗，或登錄發(fā)票查驗平臺，核對發(fā)票狀態(tài)（是否紅沖）和報銷記錄。

8. 費用事由模糊不清

報銷單上寫 “業(yè)務招待”“辦公支出”，再問 “招待了誰”“買了啥”，支支吾吾說不清楚。有次審計碰到發(fā)現(xiàn)報銷事由直接寫 “宴請”，金額兩千多，后來與參與人名單上的幾位離職員工溝通，說法不一，最終承認是代其部門負責人“報銷”的私人開銷發(fā)票。

可疑點：真相只有一個，真實的費用能說清細節(jié)，即便問不同的人，說法也是一致的，模糊的理由很可能就是遮羞布。

怎么查：盯著問細節(jié)，招待費要客戶姓名、時間、地點，辦公支出要物品清單，一切基于業(yè)務事實。

三、憑證可疑，不對勁的票據(jù)往往藏著破綻

發(fā)票是費用的身份證，真假、匹配度藏著太多線索。

9. 發(fā)票信息與實際業(yè)務對不上

報銷差旅，發(fā)票是本地的餐飲票；報會議費，發(fā)票卻包括是某超市的日用品票。詢問員工，解釋說會議現(xiàn)場需要，最終動真格直接找參會人員電話核實，讓其旁聽，其不得不承認了違規(guī)行為，就是拿私票混報。

可疑點：發(fā)票內(nèi)容得跟費用事由一致，張冠李戴幾乎都另有隱情，哪有那么多意外錯誤。

怎么查：看發(fā)票的 “貨物或應稅勞務名稱”，再結(jié)合費用事由判斷，比如，會議費必須有會議紀要、參會名單佐證。

10. 跨區(qū)域發(fā)票集中出現(xiàn)

本地辦公的行政崗，時不時出現(xiàn)幾張外地的餐飲、住宿票，審計詢問，其解釋說是去周邊城市辦事。但查考勤，她根本沒出過差，這些票都是找外地朋友 “攢的”。

可疑點：崗位不涉及外勤，卻有大量異地發(fā)票，不符合業(yè)務邏輯。

怎么查：比對考勤記錄、交通票據(jù)（高鐵 / 機票），看 “出差時間” 和 “發(fā)票時間” 能不能對應。

11. 連號發(fā)票同時或分開報銷，避開審批限額

某員工一次報了 10 張連號的餐飲票，金額從 800 到 1200 不等，其解釋說是 “不同時間招待客戶”。但讓提供支付記錄，發(fā)現(xiàn)是同一天刷的同一張卡，顯然是一次消費拆了 10 張票，想避開 “大額審批”。

可疑點：真實的多次消費很難拿到連號發(fā)票，連號且金額分散，大概率是拆分開票。

怎么查：看發(fā)票的開票時間、支付記錄，有沒有同一時間、同一商戶、同一支付方式的痕跡。

12. 發(fā)票開具時間早于費用發(fā)生時間

報銷3 月的差旅費，發(fā)票卻是 2 月開的；問原因，反饋說提前開了票。但查行程單，他 3 月根本沒出差，實際是拿沒用過的舊票 “充數(shù)”。

可疑點：提前開票可以理解，但開票時間比業(yè)務發(fā)生時間早半個月以上，就不正常了。

怎么查：核對業(yè)務發(fā)生的佐證材料（比如行程申請、會議通知），看是不是票先開，業(yè)務沒發(fā)生。

四、關聯(lián)異常，扯不清的關系藏著利益

人和供應商的異常關聯(lián)，往往是舞弊的核心。

13. 同一供應商，高頻出現(xiàn)

如，某文具店每月都有 5 筆以上報銷，金額都在 2000 左右。實地走訪發(fā)現(xiàn)，這是家只有 5 平米的小店，根本賣不出這么多 “高端耗材”，最終審計發(fā)現(xiàn)，其實是員工和老板串通，虛開發(fā)票分提成。

可疑點：小商戶卻有大量、高頻的大額報銷，不符合經(jīng)營規(guī)模。

怎么查：查供應商的工商信息（注冊資本、經(jīng)營地址），必要時實地走訪，看是不是 “皮包公司”，重點查驗實務到貨記錄，或現(xiàn)場服務記錄。

14. 跨部門人員集中報同一家供應商

如，3 個毫無業(yè)務交集的部門（行政、銷售、研發(fā)），近 3 個月都報了同一家偏遠的辦公用品店發(fā)票，單筆均超 1000 元。追問時，行政說 “買了打印機”，銷售說 “買了文件夾”，研發(fā)說 “買了 U 盤”，審計要查看實物及配送清單，卻無法提供，審計追到供應商表示公司未收到貨，讓其發(fā)貨，老板是有人牽頭找過來先開票，以后提貨（明顯已經(jīng)串供），后進一步要求員工提供物品需求統(tǒng)計及溝通記錄、申請審批記錄，員工均無法提供，最終承認了買票報銷的行為。

可疑點：無關聯(lián)部門集中選擇小眾供應商，且說辭矛盾，大概率是集體找票。

怎么查：分別單獨詢問報銷人 “采購明細、數(shù)量、用途”，看描述是否一致，再核查供應商實際經(jīng)營情況，對照公司流程要各節(jié)點資料。

15. 離職人員仍涉及費用

財務系統(tǒng)里，某離職半年的員工，還在每月還被列入費用涉及的人員名單。查下來是該部門負責人指示下屬為提高報銷總金額虛增人數(shù)所為。

可疑點：離職人員沒理由再產(chǎn)生本公司費用，這是 “明晃晃的冒領”。

怎么查：每月把報銷涉及的人員清單和 HR 的離職員工清單比對，一對比就露餡。

五、關注支付與時間，反常的習慣藏著刻意 16. 大額費用偏用現(xiàn)金或個人賬戶支付

公司早要求公對公付款，但某部門的某些采購，頻繁以“時間緊急”等各種理由通過員工個人賬戶墊付再找公司報銷。

可疑點：現(xiàn)在連小商戶都有聚合支付，大額費用非現(xiàn)金 / 私戶付，大概率是想 脫離對公監(jiān)管。

怎么查：這種情況，一般企業(yè)沒有權(quán)限，不太好查，要員工的轉(zhuǎn)賬憑證、對方收款截圖，意義不大！只能靠強力禁止做預防！體制內(nèi)有權(quán)限調(diào)取銀行流水的，幾乎一抓一個準。

17. 費用發(fā)生時間與業(yè)務節(jié)奏完全脫節(jié)

銷售部在行業(yè)淡季突然報了3萬客戶招待費，說是提前維護客戶關系。但這些 “被招待” 的客戶，淡季根本沒合作需求 ，審計突擊分頭詢問公司幾個所謂“參與人員”招待的過程與場景，各執(zhí)一詞，最終銷售部經(jīng)理承認了拿去年的私宴發(fā)票充數(shù)的違規(guī)行為。

可疑點：自然有自然規(guī)律，業(yè)務有淡旺季，費用跟著業(yè)務走才正常，反著來很可能就是湊數(shù)。

怎么查：比對費用發(fā)生時間與業(yè)務合同、訂單、客戶拜訪記錄，看有沒有業(yè)務空窗期的大額費用。

六、其他跡象 18. 領導費用總由 “固定下屬” 代報

某總監(jiān)的差旅費、招待費，半年來全是助理代報，理由是工作忙，沒時間貼票。翻憑證發(fā)現(xiàn)，有多張出租車票，及招待費發(fā)票，開票時間是總監(jiān)休假期間，助理表示不清楚，領導給啥就報啥，問該總監(jiān)，表示拿錯了票…

可疑點：下屬代報銷就該重點關注（要推動禁止），代報銷最大的問題是容易跳過審批，導致自己費用自己審批，如總監(jiān)不用批到其上級總經(jīng)理。

怎么查：查驗代報費用的實際發(fā)生人相關信息，比如問領導 “XX 時間的招待，您參加了嗎？”，再核領導的出勤與行程記錄。

19. 開票方與收款方不是同一家

如，報銷 “設備維修費”，發(fā)票是 A 公司開的，但支付記錄顯示錢轉(zhuǎn)給了 B 個人。員工說 “A 是 B 的公司，委托個人收款”，但查 A 公司工商信息，根本沒有 B 這個股東，實際是 B 找 A 代開發(fā)票，錢進了自己口袋。

可疑點：供應商連款都不能收，服務能力能好到那里去？正規(guī)供應商幾乎不會委托收款，公對公業(yè)務，開票與收款方必須一致，做不到的直接淘汰，這是基本要求，該斷就斷，不要給“委托收款” 留口子。

怎么查：發(fā)現(xiàn)開票方與收款方不一致，發(fā)現(xiàn)委托收款，要全面深入的查產(chǎn)品和服務提供的全過程，驗證業(yè)務事實。

文末想說：凡事皆有痕跡，就看能不能發(fā)現(xiàn)

費用審計越往細節(jié)挖，貓膩越藏不住。上文例舉的19個費用相關典型異常跡象，覆蓋了數(shù)據(jù)、流程、支付、附件、供應商等多個維度，工作中一旦碰到，都別輕易放過。

當然，也要始終記住，反常跡象只是線索，就像是是審計項目執(zhí)行中的指路牌，而不是得出結(jié)論的定性依據(jù)，有證據(jù)才能有定論。

做費用審計，一定要保持高度敏感性，票真不代表業(yè)務真，流程對不代表沒問題。發(fā)現(xiàn)反常，再順著細節(jié)窮盡辦法往下追，如，查支付流水、核參會人員、驗考勤記錄、對差旅行程、查物流及驗收記錄、盤實物庫存，只要你有清晰的思路，再用心真查驗，證據(jù)鏈一形成，再隱蔽的問題也會露餡。

大家還碰到過哪些反常信號？評論區(qū)一起聊聊，一起避坑～

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