“紙山”智變“數據河”：滁天高速譜寫電子檔案新篇

（來源：中國交通新聞網）

轉自：中國交通新聞網

在高速公路建設領域,工程檔案是項目全生命周期的重要 “見證者”。然而,傳統檔案管理模式在應對大規模、長周期的建設項目時,常面臨規范性不足、協同效率低、信息孤島、“建管兩張皮” 等突出難題,讓本應發揮關鍵支撐作用的檔案淪為 “管理負擔”。如今,隨著數字化浪潮的席卷,電子檔案正為這一困境提供破解之道。在安徽,北沿江高速公路滁州至天長段(下稱 “滁天高速”)作為省內首個高速公路電子檔案試點項目,率先探索出一條從 “實體管理” 到 “智慧管理” 的轉型之路,成功實現檔案管理從 “紙山堆積” 到 “數據奔流” 的跨越,為交通建設領域檔案數字化轉型提供了可復制、可推廣的“安徽經驗”。

錨定方向,肩負試點標桿使命

近年來,國家層面密集出臺一系列政策,為工程電子檔案發展指明方向。2016 年,《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》發布,首次明確建設項目電子文件全流程管理規范,為電子檔案筑牢制度根基;同期印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》,提出“檔案資源存量數字化、增量電子化”目標,推動檔案管理從傳統模式向現代化轉型;《“十四五”全國檔案事業發展規劃》進一步聚焦數字資源建設、利用與安全體系,為電子檔案在交通等重點領域的應用提供強力的政策支撐。

在國家政策的指引下,安徽省積極響應檔案信息化建設號召。2018 年,滁天高速被安徽省檔案局確定為《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》試點項目,2020 年又入選省檔案局《行業(系統)建設項目檔案 “樹標桿、創一流”》試點,肩負起為全省高速公路檔案數字化“探路徑、立標準、樹樣板” 的重要使命。

科技賦能,打造全流程智慧管理生態

科技創新是檔案管理模式革新的核心動力。滁天高速依托 “雙試點” 優勢,引入安徽云路交通信息技術有限公司技術力量,構建起“智慧管理平臺 + 數字檔案館”的集成框架,實現了檔案管理從收集、分類、組卷到歸檔、移交、利用的全流程信息化革新,成功破解了傳統管理中重復開發、數據孤島等重難點問題。

智慧管理平臺構建了覆蓋質量管理、安全管理、進度管理等全業務場景的一體化體系,通過統一業務標準、規范數據接口,實現各功能模塊互聯互通、數據交互共享。平臺內置 1400 余張行業標準用表,為電子檔案的真實性、完整性奠定堅實基礎。

其核心亮點“一鍵式自動組卷” 功能將單份案卷生成效率提升至25秒/份,大幅壓縮人工投入與時間成本;融合電子簽名與簽章技術,實現PC 端、移動端雙渠道簽名,全面保障電子檔案的合法性與安全性;依托 GIS 技術實現檔案精準檢索,徹底打破傳統檔案管理的時空壁壘,讓參建各方隨時隨地調閱使用。此外,平臺可自動統計資料完成量,直觀呈現工程實際進展,為項目管理層提供精準、實時的數據支撐,助力科學決策。

數字檔案館則為電子檔案打造了“智能倉庫”。館內預設滁天高速項目分類方案,平臺完成組卷的電子文件會自動 “對號入座” 進入相應分類模塊。系統可根據電子文件的題名、形成時間、責任單位等信息,自動生成案卷封面、卷內目錄和備考表,將原本需要人工花費數小時的組卷工作壓縮至數十秒完成,極大提升了檔案管理效率。

管理革新,筑牢檔案質量防線

滁天高速電子檔案管理的核心突破,在于構建了“文件分類模式化、文件管理自動化、檔案收集智能化、案卷歸檔標準化、檔案移交合規化”的全鏈條治理體系,有效破解了傳統檔案管理的諸多痛點。

分類管理雙軌并行。項目采用科學的“雙軌制”管理模式:對立項審批文件、技術圖紙、招投標資料等重要紙質檔案,進行數字化掃描并關聯元數據,實現紙質與電子檔案“同編碼、同管理”;對施工日志、檢驗報告等過程性文件,則直接在線采集、智能組卷,形成 “文檔全生命周期一體化管理”,確保檔案資源不遺漏、全覆蓋。

流程優化提質增效。以技術手段替代大量人工操作,全面實現數據計算、數據繪圖、試驗報告生成、質量評定、電子文件組卷 “五大自動化”,大幅降低人工成本與操作誤差。針對傳統檔案管理中數據填報難、文件易篡改、歸檔不及時等問題,精準攻堅 “十個核心問題”:通過線上填報突破時空限制,通過電子簽名技術防范文件篡改,通過加密驗證強化文件真偽識別,構建起“從生成到歸檔” 的全鏈條質量管控體系,有力保障電子檔案的真實性、完整性。

標準統一規范有序。嚴格執行“五個統一標準”,即統一用表、統一整理、統一題名、統一分類編號、統一元數據,讓每一份電子檔案都擁有“規范身份證”。無論是施工單位提交的檢驗報告,還是監理單位出具的審核意見,均按統一標準生成,避免了因格式不一導致的檔案混亂,大幅提升了檔案規范性。在檔案移交環節,通過 “分類管控、標準固化、流程重構、智能執行” 四級推進,實現檔案管理從 “人工糾錯” 到 “系統防錯”、從 “滯后歸檔” 到 “同步賦碼” 的根本性變革,全面達成電子檔案 “真實性、完整性、可用性、安全性” 要求。

成效彰顯,引領行業轉型發展

經過多年實踐,滁天高速電子檔案管理取得了顯著的經濟社會效益,成為項目建設的“隱形財富”,更樹立了交通行業檔案數字化轉型的標桿。

經濟效益顯著提升。通過 “自動化替代人力、數字化替代紙質”,項目共節約紙張約 250 萬張,單項目成本節約超百萬元,實現了 “三降一提”(降成本、降能耗、降門檻、提效率)。同時,數字化辦公減少了紙質文件打印、交通往來等環節的碳排放,助力踐行 “雙碳” 目標,實現綠色發展。

社會效益全面釋放。電子檔案讓 “檔案賦能項目管理” 成為現實。通過智慧管理平臺,參建各方可實時調閱工程文件,依托施工記錄、監理抽檢資料等開展質量監管,確保工程質量可控。檔案全流程可追溯的特性,使得項目出現質量問題時能快速定位責任環節,倒逼各參建單位落實責任,進一步筑牢工程質量防線。更重要的是,項目成功實現 “工完檔清”,改變了以往檔案整理耗時久于工程建設的現象,確保檔案工作與工程建設同步推進。

行業示范效應凸顯。滁天高速的實踐為交通行業電子檔案管理提供了寶貴的 “安徽樣本”。2022 年,基于項目實踐總結形成的安徽省地方標準《高速公路建設項目電子源文件同步歸檔指南》正式實施,填補了國內交通建設領域電子源文件歸檔管理的空白;2023 年,項目被安徽省檔案局評為 “試點工作成效突出項目”,其經驗正逐步在省內其他高速公路建設項目中推廣應用;2025 年 5 月,滁天高速以 97.1 分創安徽省檔案局公路工程科技檔案驗收新紀錄。對于滁天高速在電子檔案方面作出的積極探索,安徽省委辦公廳檔案管理二處二級調研員徐兵表示了高度的認可和肯定。他認為滁天電子檔案實踐是實現紙質檔案向新形勢下電子檔案的破冰躍遷,是思想變革、管理風暴、多維實踐的體現。

滁天高速電子檔案試點的成功,是一次檔案管理模式的深刻革新,更是智慧交通建設的生動實踐。項目不僅實現了電子文件 “單套制” 歸檔,更構建起覆蓋項目全生命周期的質量追溯體系,全面助推交通建設項目檔案管理向標準化、規范化、科學化、精細化邁進。