助力企業(yè)完成“業(yè)票檔”一體化的電子會計檔案系統(tǒng)

國信電子票據(jù)平臺信息服務有限公司(簡稱“國票信息”)成立于2015年8月，國票信息致力于為公眾、企業(yè)提供銷項開票服務、進項收票服務、納稅申報、電子會計檔案、開放平臺賦能等服務，推進電子票據(jù)在全國范圍內普及應用，助力財稅數(shù)字化、智慧化進程。

2015年財政部、檔案局聯(lián)合印發(fā)《會計檔案管理辦法》（財政部79號令），其中明確“會計檔案可僅以電子形式進行歸檔保存”。

2023年4月，財政部等9部門聯(lián)合印發(fā)《關于聯(lián)合開展電子憑證會計數(shù)據(jù)標準深化試點工作的通知》（財會〔2023〕7號），進一步明確電子憑證從開具到接收、入賬、歸檔全流程均可無紙化處理。

2025年5月19日，財政部、稅務總局、國務院國資委等九部門聯(lián)合發(fā)布《關于推廣應用電子憑證會計數(shù)據(jù)標準的通知》（財會〔2025〕9號），在全國范圍推廣應用電子憑證會計數(shù)據(jù)標準，解決各類電子憑證接收難、報銷難、入賬難等問題，打通電子憑證報銷入賬歸檔“最后一公里”。

雖然國家層面全面推廣會計檔案全面無紙化的政策，但是各級的企事業(yè)單位，仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種管理模式存在紙質檔案打印、人工收集、檔案借閱以及檔案原件保存以及“證據(jù)鏈”缺失等問題。

國票信息建設的“業(yè)票檔”的電子會計檔案系統(tǒng)，最終實現(xiàn)會計檔案收、整、存、用全業(yè)務流程的信息化管理，從而提高檔案管理工作的效率，取消大量紙質會計資料，放棄紙質會計資料的打印、配送、整理等環(huán)節(jié)，從而優(yōu)化收款、付款、報銷、清算等會計核算業(yè)務流程，最終實現(xiàn)以會計憑證為核心的完整“證據(jù)鏈”，從而滿足企業(yè)合規(guī)內控、歸檔憑證及附件智能關聯(lián)、自動成冊、審計抽憑等多場景利用需求。

電子會計檔案方案設計目標：

通過會計電子檔案管理系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)以下3個目標：

1、實現(xiàn)財務檔案憑證的100%電子化管理，完成財務憑證電子檔案關聯(lián)追溯的全面管理。

以財務憑證為核心，實現(xiàn)對ERP、CRM、SRM 、OA等 系統(tǒng)中業(yè)務線上下游單據(jù)的層層追溯，實現(xiàn)憑證、發(fā)票、單據(jù)、附件、賬簿、報表等電子會計檔案的接收、傳遞、歸檔、存儲和利用的全生命周期管理。

2、滿足國家電子檔案管理規(guī)范，并按照電子檔案管理要求標準，完成XXX集團股份有限公司電子檔案系統(tǒng)的實施工作。

以GB/T39784-2021，GB/T18894-2016，DA/T 94-2022，DA/T 92-2022等多個中華人民共和國檔案國家標準及行業(yè)標準指導整體系統(tǒng)實施工作，最終實現(xiàn)內部（收、管、存、用）、外部審計等使用。

3、推行電子會計檔案單套制管理助力XXX集團股份有限公司推行無紙化辦公。

實現(xiàn)費用類會計檔案全面單套制運行，線下實物根據(jù)單據(jù)維度歸檔，實現(xiàn)免打印、免組裝、免裝盒的混序歸檔，線上數(shù)據(jù)以憑證維度進行歸檔，并與線下實物建立關聯(lián)，實現(xiàn)精細化管理。通過檔案系統(tǒng)上線，逐步完善前端系統(tǒng)，減少紙質打印、紙質存檔的數(shù)量，跟隨政策環(huán)境的推進，完成集團無紙化辦公，無紙化存檔的項目目標。

電子會計檔案方案藍圖規(guī)劃：

大多數(shù)企業(yè)建設電子會計檔案信息化系統(tǒng)管理的訴求，通常需要前期進行售前調研后開始設計，大部分初步方案規(guī)劃藍圖如下：

1、與周邊系統(tǒng)的應用集成：可以對接目前現(xiàn)有的OA、ERP系統(tǒng)，稅務管理系統(tǒng)、資金系統(tǒng)等進行相關的檔案收集和單點登錄；同時支持提供非集成類數(shù)據(jù)的手工補錄方案（OCR識別、手工新增等）以此完成檔案數(shù)據(jù)的應收盡收。

2、憑證關聯(lián)匹配與證據(jù)鏈建設：在數(shù)據(jù)采集完成后，檔案系統(tǒng)支持智能化的關聯(lián)匹配能力和證據(jù)鏈完整性校驗能力，完成不同類型檔案的匹配組裝和復核校驗，同時檔案系統(tǒng)還支持針對校驗不同的檔案數(shù)據(jù)提供校驗臺賬以及是否允許未校驗通過數(shù)據(jù)是否允許歸檔的強弱管控，保障歸檔數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

3、支持多種數(shù)據(jù)歸檔方案：電子會計憑證支持按照企業(yè)的實際業(yè)務場景設置歸檔方案，如按照：組織、會計期間、檔案類型、自動歸檔、手動歸檔以及歸檔任務鎖定等維度自定義設置歸檔方案，按需歸檔；同時針對紙質原文件支持預設虛擬庫方案，通過虛擬庫房完成紙電匹配管理，實現(xiàn)紙質原件通過檔案系統(tǒng)一鍵定位。

4、支持多層級的使用權限管理：對于已經(jīng)采集和歸檔的數(shù)據(jù)，在檔案數(shù)據(jù)管控維度，檔案系統(tǒng)支持多組織通過提供精細化的權限管理能力，可以精準設置不同員工、不同用戶、不同角色的不同組織、不同檔案類型的查閱、新增、刪除、導出等維度的權限管理以及可以自定義針對某些特殊場景支持配置個別人僅可以查詢特定數(shù)據(jù)的權限。

5、檔案利用支持多瀏覽器適配：在檔案利用維度，支持IE\Edge\chorme\FireFox\奇安信\360等主流瀏覽器。

國票信息的“業(yè)票檔”一體化系統(tǒng)，通過建設一個統(tǒng)一的電子會計檔案管理平臺，最終能實現(xiàn)企業(yè)的如下價值：

（1）實現(xiàn)實物檔案免組裝、全流程管理，可線上定位快速關聯(lián)下線實物。

（2）9類電子憑證（數(shù)電票、鐵路電子客票、航空運輸電子客票行程單、增值稅電子普通/專用發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子非稅收入一般繳款書、銀行電子回單/對賬單）的采集、驗簽、解析、封裝、歸檔的端到端處理。

（3）檔案查閱可穿越業(yè)務鏈上下游，滿足跨系統(tǒng)、多場景、多視角的借閱需求。

（4）智能檢測財務檔案證據(jù)鏈的完整性，主動預警異常類型的檔案。

（5）可靈活擴展業(yè)務模型，多途徑自動化歸集各類介質檔案。

（6）支持百億級單據(jù)量的匹配關系，海量數(shù)據(jù)秒級查詢。