提升應(yīng)付業(yè)務(wù)三單匹配自動(dòng)化水平—發(fā)票通供應(yīng)商協(xié)同方案

國(guó)信電子票據(jù)平臺(tái)信息服務(wù)有限公司(簡(jiǎn)稱“國(guó)票信息”)成立于2015年8月，國(guó)票信息致力于為公眾、企業(yè)提供銷項(xiàng)開(kāi)票服務(wù)、進(jìn)項(xiàng)收票服務(wù)、納稅申報(bào)、開(kāi)放平臺(tái)賦能等服務(wù)，推進(jìn)電子票據(jù)在全國(guó)范圍內(nèi)普及應(yīng)用，助力財(cái)稅數(shù)字化、智慧化進(jìn)程。

隨著全國(guó)“數(shù)電票”逐漸全面覆蓋，在數(shù)字化飛速發(fā)展的今天，在當(dāng)今供應(yīng)鏈管理中，三單匹配一直是企業(yè)財(cái)務(wù)的重要工作。需要財(cái)務(wù)人員確認(rèn)，公司需要購(gòu)買(mǎi)的貨物（PO），是不是收到了收貨單（GR），給供應(yīng)商的付款發(fā)票（invoice）是否正確。在傳統(tǒng)模式下，人工的進(jìn)行三單匹配，常常存在，匹配工作繁瑣、效率低、易出錯(cuò)、對(duì)賬周期長(zhǎng)等痛點(diǎn)，造成了核心企業(yè)的工作效率低、與供應(yīng)商之間信息不對(duì)稱，以及溝通成本高、與供應(yīng)商易產(chǎn)生沖突等問(wèn)題。核心企業(yè)應(yīng)該如何優(yōu)化結(jié)算流程，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同、信息共享與合作共贏呢？本文將通過(guò)發(fā)票通供應(yīng)商結(jié)算協(xié)同方案，來(lái)介紹應(yīng)付的自動(dòng)化三單匹配，核心企業(yè)實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同、與供應(yīng)商效益共贏、信息共享。同時(shí)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)高效、并提高回款效率。

一、傳統(tǒng)的三單匹配過(guò)程相對(duì)煩瑣，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)遇到以下問(wèn)題:

1、工作效率低、發(fā)票處理效率低

（1）傳統(tǒng)的結(jié)算開(kāi)票，對(duì)賬，收票人員崗位多、流程多、系統(tǒng)建設(shè)不完善、信息化落后，影響了工作效率。

（2）電子發(fā)票仍需人工錄入、發(fā)票信息與訂單、收貨單匹配困難，易出現(xiàn)錯(cuò)漏。

2、信息不對(duì)稱、溝通存在壁壘、易產(chǎn)生沖突，對(duì)賬周期長(zhǎng)

（1）企業(yè)間結(jié)算開(kāi)票對(duì)賬信息不能及時(shí)有效的透明共享，各自為戰(zhàn)，容易導(dǎo)致信息不對(duì)稱、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一。

（2）供應(yīng)商手工調(diào)整尾差，開(kāi)票明細(xì)（稅號(hào)、稅收分類編碼、與開(kāi)票通知單有差異）不符合財(cái)務(wù)入賬規(guī)則，發(fā)票狀態(tài)、回款情況、對(duì)賬情況等信息不共享。

（3）供應(yīng)商與企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不同步，核對(duì)耗時(shí)，異常發(fā)票（如金額不符、稅率錯(cuò)誤）需反復(fù)溝通。

（4）由于信息的不對(duì)稱、溝通方式的落后，責(zé)任劃分不清，開(kāi)票一旦出現(xiàn)問(wèn)題，極易產(chǎn)生沖突。

3、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)高

（1）銷方跟供方對(duì)發(fā)票的要求不一致，線下溝通的信息不能及時(shí)進(jìn)行傳遞，導(dǎo)致退票發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)居高不下。

（2）發(fā)票真?zhèn)坞y辨，存在虛假發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。

（3）稅務(wù)政策變化快，人工審核易出錯(cuò)。

4、資金流動(dòng)性差

（1）結(jié)算延遲影響供應(yīng)商合作意愿，甚至導(dǎo)致斷供風(fēng)險(xiǎn)。

二、供應(yīng)商結(jié)算協(xié)同的發(fā)票管理方案

1. 電子發(fā)票全流程協(xié)同

（1）自動(dòng)采集：支持OCR識(shí)別、稅局發(fā)票歸集、供應(yīng)商自助上傳等方式，減少人工錄入。

（2）智能驗(yàn)真：對(duì)接稅局系統(tǒng)，自動(dòng)校驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)危?guī)避合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）三單匹配（PO/收貨單/發(fā)票）：自動(dòng)獲取ERP收貨單、PO單數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)，異常情況實(shí)時(shí)預(yù)警。

2. 供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)

（1）供應(yīng)商自助門(mén)戶：供應(yīng)商可實(shí)時(shí)查看發(fā)票狀態(tài)、結(jié)算進(jìn)度，減少溝通成本。

（2）在線對(duì)賬：自動(dòng)生成對(duì)賬單，供應(yīng)商可在線確認(rèn)或提出異議。

3. 自動(dòng)化智能審核結(jié)算、數(shù)據(jù)可視化

（1）智能審核：基于規(guī)則引擎自動(dòng)審批合規(guī)發(fā)票，減少人工干預(yù)。

（2）數(shù)據(jù)可視化：實(shí)時(shí)監(jiān)控結(jié)算進(jìn)度、賬期分析與合理規(guī)劃。

三、方案價(jià)值

（1）效率提升：發(fā)票處理時(shí)間縮短80%，結(jié)算周期從數(shù)周降至幾天。

（2）成本降低：減少人工審核、存儲(chǔ)等費(fèi)用。

（3）風(fēng)險(xiǎn)可控：自動(dòng)合規(guī)校驗(yàn)，降低稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（4）供應(yīng)商滿意度提高：透明化結(jié)算流程，增強(qiáng)合作關(guān)系。

四、成功案例

某制造業(yè)企業(yè)上線供應(yīng)商協(xié)同平臺(tái)后：

（1）發(fā)票處理效率提升90%，異常率下降70%。

（2）供應(yīng)商對(duì)賬時(shí)間從10天縮短至1天。

（3）現(xiàn)金流周轉(zhuǎn)率提高15%。

五、如何落地？

（1）評(píng)估現(xiàn)有流程：梳理結(jié)算痛點(diǎn)，確定優(yōu)化重點(diǎn)。

（2）選擇合適工具：如ERP擴(kuò)展、第三方協(xié)同平臺(tái)（如SAP、Oracle、用友、金蝶等）。

（3）供應(yīng)商培訓(xùn)：引導(dǎo)供應(yīng)商適應(yīng)數(shù)字化協(xié)同模式。

（4）持續(xù)優(yōu)化：通過(guò)數(shù)據(jù)分析迭代流程。