認證新規對最高管理者的要求主要聚焦于“領導作用”和“體系運行有效性”,并設置了多項“一票否決項”,未達標將直接導致認證不予通過。
新規5.5.3要求認證機構會同認證委托人召開首末次會議,委托企業的最高管理者和QMS職能部門負責人應參加會議,認證機構保留首末次會議簽到記錄、圖片、音像證明材料,如果最高管理者不能參加的,應記錄缺席理由。
很多機構也開始要求首末次會議必須有最高管理者的參與,而且必須有清楚的正面照片,如果最高管理者不參與首次會議,說明理由,可以由副總參加,但必須有授權書(授權也只能授權給最高管理層的人,比如公司副總,不可授權普通員工代替最高管理人,以此蒙混過關)。同時要求上傳與最高管理者溝通的照片,否則視為卷宗不合格。甚至針對管理層的審核,最好錄制不低于一分鐘的視頻,溝通的內容包括方針、目標、內審、管理評審等,應該由高層管理者負責的內容。并且與最高管理者的面談在第一和第二階段都需要,并保存。
另外,在審核的時候,與管理層的溝通和審核記錄,要最高管理者自己記住自己說過的話,比如有同行透露,某地方市場管理部門去現場檢查就發現了問題,
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雖然這樣的情況比較少見,但真碰上了你就說得多尷尬啊,所以只要企業回答不上來,就終止審核吧。如果沒遇到,市場管理部門后面再去詢問企業,他再答不上來的話也和機構沒關系了,誰的記憶力也不會那么好,總不能以今天去否定昨天吧。讓最高管理者先把審核員要問的幾個問題,準備好答案先熟悉一下,避免卡殼。
對于最高管理者的審核時間,標準沒有要求,我們目前是按照行業慣例,大概在1.0-2.0小時,比如監督審核1.0小時,初次認證二階段2.0小時…審核計劃在認證到上上報過了,必須在認證到簽到并拍照,沒有在認證到上報審核計劃的,可以以其他方式簽到。每次審核都需要簽到和簽退,有分現場的還得在分現場簽到,最好有水印的日期和定位。首次會議的上傳時間不晚于首次會議結束時間,末次會議的上傳時間不早于末次會議的開始時間。
同行們還有補充的嗎,請留下你的看法。
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