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本文作者:拉登Dony
本文編輯:竺蘭
大家好,我是「山東吳彥祖」拉老師~
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每周一,是秋葉編輯部開公眾號選題的日子,群里是各種信息轟炸。
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我分到了一篇關于 「 飛書搭建閱讀管理系統(tǒng)」的選題,這個選題挺火。
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但我真的不太想寫,群里不敢說,只能在這里跟大家吐槽一下(別告訴其他人哈)。
那些教你用飛書多維表格管理圖書、管理人生、管理時間的,模板一個比一個好看,實際上大部分也只是做做樣子,看這個選題火,才這么寫的。
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這年頭,誰還看書啊!誰用表格看書啊?!
我教了 10 年的 Excel,表格人需要什么,我比誰都清楚!
別總想著表格怎么好看,表格是給人用的,得先想清楚人怎么做事!
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有個學員我們就叫他老王吧,昨天跟我吐槽的問題就很好,一起看看人家是怎么做事情的!
上周車間安全大檢查,老王查出 20 多個隱患:A 部門的電路老化、B 部門的物料堆放、C 部門的叉車年檢……問題列了滿滿一張表,可整改通知發(fā)下去,畫風逐漸跑偏。
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你發(fā)現(xiàn)問題了嗎?
標題幾乎全是部門名稱,每行對應一個問題,可每個問題涉及 3-5 個部門,看個數(shù)據(jù),表格得左右來回拉動。

這都是皮毛,表格帶來的溝通問題才最讓人頭疼!
A 部門小張:「王哥,我這問題填哪列啊?表格 20 多列,我眼睛都花了!」
B 部門李姐: 「 我明明在第 5 行填了整改計劃,怎么匯總時說我沒填?哦…原來得先翻到第一列核對問題行,再回來填第 10 列?這不是折騰人嘛! 」
老王自己:對著 5 個部門列、30 行數(shù)據(jù),想統(tǒng)計 「 哪些問題 3 個部門都沒回復 」 ,愣是用了 2 小時篩選,差點把鼠標點穿。
你看,安全檢查協(xié)同難,不是因為問題多,是因為表格 「 長歪了 」 。
傳統(tǒng)思路總想著 一個部門一列 ,結(jié)果表格變成 體育場看臺 ——行列太多,大家找不到自己的 「 座位 」 ,填錯、漏填成了家常便飯。
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用二維表格管多對多關系(一個問題對應多個部門,一個部門對應多個問題),就像在體育看臺找座位。
找半天找不到,算了隨便做一個吧!表格也就越來越亂。
你得學會轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)庫思維,別讓部門占列,把「部門列」拆成 「 部門行 」 。
把所有隱患先登記在【隱患明細】表格。
比如:問題 1:地面太臟,涉及 A、B 部門。
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然后新建一張【整改明細表】,按照涉及部分把這個問題拆成多行。
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拆分之后的數(shù)據(jù),無論是查詢還是統(tǒng)計都變的靈活很多!
▋改善效果
A 部門小張打開表格,直接篩選【部門=A】,所有他要管的問題整整齊齊排在眼前,填整改措施時再也不用跨列尋寶;
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老王想知道 C 部門進度?
篩選【部門=C】,未完成項一目了然,5 分鐘搞定統(tǒng)計!
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想知道每個問題回復了多少個?進度如何?哪個部門還沒有回復?
做個查找引用,AI 寫個函數(shù)公式,輕松統(tǒng)計,一目了然。
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▋操作技巧
當然,手動拆分問題行還是麻煩。
這個時候,多維表格的各種技巧、功能就該上場了。
?一鍵復制到【改善明細】表
添加一個【按鈕】列,綁定自動化流程,點擊按鈕,自動把問題從【隱患明細】,復制到【改善明細】表。
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?按部門一鍵拆分
在【改善明細】表中,借助飛書插件【拆分對標】,把一個問題按照部門,拆分成多條記錄。
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拆分之前
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拆分之后
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這樣每個人篩選自己部門的數(shù)據(jù),確認問題、分析原因、提出對策、反饋意見,就變的清晰明了了。
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總結(jié)一下
?表格不是畫格子,是在管理數(shù)據(jù)
其實啊,職場里 80% 的表格難題,都不是會不會用函數(shù)的問題,而是有沒有想清楚數(shù)據(jù)該怎么流動。
安全員怎么登記?部門怎么找問題?負責人怎么反饋?匯總時需要哪些數(shù)據(jù)?想清楚這些,表格自然就順了。
下次你設計協(xié)同表格時,別急著拉列,先畫流程圖:從問題發(fā)現(xiàn)到整改反饋,每一步誰做什么、需要什么信息。
表格只是工具,把流程理順了,工具才會聽話,問題不在「工具難」,而在「思維舊」。
就像老王的故事,從按部門設列到按責任分行,差的不是技巧,是跳出二維表格思維的習慣。
?多維表格學的不是技巧,是思維
飛書多維表格就像給業(yè)務裝上「智能大腦」,多人實時協(xié)同告別文件傳來傳去,自動化流程讓數(shù)據(jù)自己「跑起來」,可視化看板把復雜項目變成「一眼看穿的進度條」。
你和高效之間,只差一個「用表格搭系統(tǒng)」的認知升級。
很多人接觸一個新工具,只停留在「怎么用」,而我們教你「為什么這么用」。
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