周末讀書 | 《你可以說“不”》?學會這三招，告別無效忙碌：職場人高效突圍指南

正文共：3355字

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內容來源| 本文摘編自機械工程出版社書籍

《你可以說“不”》

(美) 琳達·巴布科克 / (美) 布倫達·佩澤

(美) 利塞·韋斯特隆德 / (美) 洛里·R·魏因加特 著

職場中，你是否常常陷入這樣的困境：整日被各種事務纏身，忙得腳不沾地，卻總覺得離自己的職業目標越來越遠？

那些看似必要的工作，其實很多與個人晉升關聯甚微，只是在無形中消耗著寶貴的時間和精力。

想要打破這種局面，關鍵在于做好三件事：合理規劃在 “不可晉升型任務” 上的時間投入、構建有效的拒絕策略、讓當下的核心任務與理想的工作結構保持一致。掌握這些方法，你就能從無效忙碌中掙脫出來，真正主導自己的職業發展節奏。

一、在“不可晉升型任務”上

應該花費多少時間？

想要高效利用工作時間，首先要學會在 “可晉升型任務” 和 “不可晉升型任務” 之間做好時間分配。

若想為 “可晉升型任務” 爭取更多時間，認真規劃在 “不可晉升型任務” 上的時間投入，會帶來顯著成效。

工作中總有一些做了也難以獲得回報的任務，而組織通常會有相應規范確保這類任務得到處理。

我們常聽說“職場逃避者”的故事，他們總能找到理由避開 “不可晉升型任務” ，但你顯然不想成為這樣的人。

那么，在這類任務上，你至少該花費多少時間呢？這需要結合所屬組織的特性、你的職位以及所處的職業發展階段來綜合規劃。

要準確評估組織對這類任務的期望，你可以多方打聽形成大致認知。

先問問導師和組織中事業有成的朋友，了解他們的看法與期望；再看看同級同事的工作情況是怎樣的。

若愿意，也可以仔細地與上司溝通，共同評估工作期望，同時要向他們表明，你并非想逃避這類任務，而是希望以更重要的方式為組織貢獻力量，同時也愿意承擔組織期望范圍內的 “不可晉升型任務” 。

由于同事和上司可能沒細究過任務的可晉升度，甚至不愿討論“不可晉升型任務”，所以與他們溝通時，可圍繞具體任務設計問題。

比如向同崗位同事詢問，在與客戶相關和非客戶相關的任務上應各花多少時間，他們的見解會成為你評估時間分配的有力參考。

“不可晉升型任務”的工作量往往是逐步增加的，人們很容易忽視自己的任務量何時突然變重，就像溫水煮青蛙，等意識到陷入困境時已為時已晚。

為了改善健康狀況、提升幸福指數，你需要減少 “不可晉升型任務” 的數量，轉而去做組織最重視的 “可晉升型任務” 。

不妨試著換種方式分配工作時間，想想如果減少在 “不可晉升型任務” 上的時間投入，你的工作和個人時間會發生哪些積極變化。

了解完成不同工作量的“不可晉升型任務”所產生的后果，能幫你確定背后的機會成本——也就是你在做這些任務時錯過的機會的價值。

二、打造一種有效的拒絕策略

當你準備拒絕他人時，主要會面臨兩大難題：一是如何讓對方接受你的拒絕，二是如何避免拒絕帶來的負面影響。

拒絕是否奏效，關鍵就在于能否解決這兩個問題。

1.確保拒絕能被接受

你需要清晰地傳遞拒絕之意。

很多時候，我們因害怕直接拒絕帶來的尷尬和內疚，會說些含糊其詞的話。

其實，不妨使用簡潔明了的拒絕模板，比如“我不能那樣做”“那對我不起作用”，或者最直接的“答案很簡單：不”。

用委婉方式拒絕，可能會給人留下你能被說服的錯覺。

比如“我很想幫忙，但我現在很忙”，對方可能會覺得再花點時間就能說服你，而且“現在”一詞也給了別人之后再安排任務的機會。

有時，錯誤的拒絕方式還會給自己設下陷阱。

你也許會 遇到過這樣的情況：有人請 你下個月主持一場 研討會 。

于是你 以“下個月工作排滿了”為由拒絕，對方卻回應“沒關系，我們可以把會議推遲一兩個月” 。

這 種情況著實讓人為難 ——總不能說自己下半輩子都很忙吧？

我們常用的方法還有 不直接拒絕，找 個 理由委婉搪塞，比如“這不是我擅長的領域，感謝邀請，但我真不擅長這個” 。

可對方往往會說“你在開玩笑嗎？你就是最佳人選，我第一個想到的就是你”，讓人毫無退路。

所以，拒絕的關鍵在于堅決，必須做到清晰簡潔、通俗易懂且無懈可擊。

2.巧妙拒絕，避免負面影響

為弄清人們實際的拒絕方式及哪種最有效，研究人員對一群已就業的大學畢業生進行調查，請他們回憶并分享通過電子郵件拒絕同事工作請求的經歷。

分析這些郵件（一封郵件可能同時使用多種拒絕方式）后，總結出常見拒絕方式：

明確說明無法提供幫助的原因（87.5%）；

對不能提供幫助表示歉意（39.1%）；

表示將來可能會提供幫助（35.3%）；

主動提出幫忙做其中一部分工作（11.4%）；

推薦其他能提供幫助的人（10.9%）；

直接拒絕（1.6%）。

隨后，研究人員又詢問另一組人對這些拒絕方式的感受，對比后發現了差異：

當拒絕者推薦其他人選時，被拒絕者的接受度最高，但遺憾的是，這種方式在第一組調查對象中的使用率僅為10.9%。

另一種容易成功的拒絕方式是，拒絕時提出替代方案或表示未來再提供幫助，但第一組調查對象中這種方式的使用率也只有35.3%。

這種差異并不意外，因為拒絕者往往想通過找借口減輕內疚感，而請求者更關注能否獲得所需幫助。那么，如何才能更有效地拒絕他人呢？

3.運用“肯定—否定—再肯定”策略

撰寫過許多談判類暢銷書的威廉?尤里，提出了一個巧妙的拒絕技巧——“肯定—否定—再肯定”策略。

他建議在拒絕他人請求時，用更積極的方式說“不”，既考慮自身需求，又不破壞人際關系，其中的關鍵點是尊重——既尊重自己，也尊重他人。

具體來說，這一策略包含三個步驟：

肯定：通過認識與表達自身的需求和價值來肯定自己。

否定：明確拒絕并簡要解釋原因，維護自身權利，同時避免給他人帶來壓力。

再肯定：通過尋找并推薦其他可能的幫助途徑來進一步發展關系，比如推薦合適的人選，但要避免推薦那些已經負擔過重的人。

三、讓目前的核心任務

和理想的工作結構保持一致

弗朗西斯卡在一家律師事務所工作，長期負責審核、面試和招聘暑期實習生。

入職第六年的績效考核讓她意識到，自己在這方面投入了過多精力，已經偏離了成為合伙人的職業軌道。

顯然，在無晉升機會的工作上，她比同事花了更多時間。當發現招聘暑期實習生不能帶來職業發展機會后，她決定盡快把這項任務交給別人。

由于其他人都認為招聘實習生是她的職責，她需要有策略地重新分配任務。

她仔細評估了這項任務的各個組成部分，發現有些部分早就該交給別人負責，于是決定從這些部分開始調整。

當她讓一名新入職員工負責搜集簡歷和安排面試時，沒人提出異議。

更重要的是，弗朗西斯卡意識到招聘流程需要改進，因為當前的篩選和面試過程既不公平，也無法為事務所選拔出合適人才。

她輕松擺脫了行政管理方面的工作，但要完全退出招聘任務卻沒那么簡單。

她意識到改進招聘流程是自己的出路，于是設計了新的招聘流程提交給上司審批，并明確表示會在年底退出招聘工作。

根據新流程，招聘有了明確篩選標準，員工可據此進行初步人才篩選；由一個小團隊負責面試合格候選人并評分，最后匯總每位候選人的得分。

這一流程確保任務能分配給合適的人，也充分利用了每個人的時間。

管理層欣然接受新流程，對弗朗西斯卡表示認可，認為她極大改善了事務所的招聘流程。

而弗朗西斯卡也從中受益，因主動采取行動獲得贊譽，成功擺脫招聘工作，得以有更多時間從事 “可晉升型任務” ，增加可計費小時數，讓事務所充分利用她的法律專業知識。

讓承擔的任務與理想工作結構保持一致，會讓你更接近目標，但這是一個動態調整的過程。

要想接近目標，你既要主動向目標靠近，也要準備好根據實際情況調整目標。機會會不斷涌現，你的職業生涯會發展，組織也會發生改變。

你必須確保自己承擔的任務，無論是可晉升型還是不可晉升型，都能與這些變化保持同步。

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