意大利遠程辦公，新規生效！最高監禁4個月、罰款7400歐元！雇主須每年向員工提交書面的安全告知單

2026年4月7日起，意大利一項涉及遠程辦公安全管理的新規將正式生效。根據2026年3月11日第34號法律（即《中小企業年度法》）的規定，雇主若未向遠程辦公員工提供年度書面安全告知單，將面臨2至4個月監禁或1708.61歐元至7403.96歐元的行政罰款。這一新規將遠程辦公安全管理的法律位階從“一般性義務”提升至“刑事違法”層面。

新規的法律基礎源于2017年。2017年5月22日，意大利頒布第81號法律（即《工作與生活平衡法》），該法第22條明確規定，雇主對在傳統辦公場所以外執行工作任務的遠程辦公員工承擔健康與安全保障義務，并須向員工和員工安全代表提交書面安全告知單，內容包括在非企業場所執行工作所面臨的一般風險和特定風險。然而，該義務在實踐中長期處于“低遵從度”狀態。意大利勞工顧問研究基金會2026年4月初發布的分析報告《遠程辦公與安全：中小企業新法帶來的變化》指出，許多企業將第22條告知義務視為“形式性行政負擔”，執行率遠低于立法者預期。雇主普遍認為員工在自己家中或其他自行選擇的地點工作，企業難以像傳統辦公場所那樣對工作環境進行直接控制和風險排查，對這一義務的執行往往流于形式甚至完全忽略。

2026年第34號法律第11條對此作出根本性修改，在《統一安全法》（2008年第81號立法令）第3條中增加了第7-bis款，明確規定遠程辦公員工的安全保障義務，并將未履行書面告知義務的行為納入該法第55條第5款c項的制裁范圍。由此，遠程辦公安全告知義務的法律位階從《工作與生活平衡法》中的一般性義務，上升至《統一安全法》中具有明確刑事制裁后果的強制義務。

根據《統一安全法》第55條第5款c項（經2026年第34號法律第11條修訂），未向遠程辦公員工和員工安全代表提交書面安全告知單的雇主將面臨以下刑事和行政處罰：監禁2個月至4個月；行政罰款1708.61歐元至7403.96歐元。上述罰款金額是根據通貨膨脹調整后的現行數額。依據意大利國家勞動監察署2023年第111號部際法令確定的指數化標準，2008年法律最初設定的罰金范圍（1200至5200歐元）已被按比例上調。

制裁措施具有三個重要特征。其一，無需實際發生工傷事故即可觸發——告知單的缺失本身即構成違法行為，無論員工是否在實際工作中受到傷害。其二，制裁對象涵蓋所有雇主，不論企業規模大小。其三，告知單須每年至少提交一次，且必須同時提交給員工和員工安全代表，后者承擔監督企業安全措施實施質量的職能。

根據第34號法律第11條在《統一安全法》第3條中新增的第7-bis款，書面安全告知單須具體指明以下內容：與工作活動執行相關的一般性風險，如工作相關壓力、視覺疲勞等；與遠程工作模式相關的特定風險，尤其是與視頻終端使用相關的風險，包括視力疲勞、姿勢問題以及工作相關壓力，此外家庭工作站的工效學配置、電力安全、防跌倒措施以及用眼衛生和正確使用數字化設備的方法也須在告知單中予以涵蓋；雇主為應對上述風險而制定的預防措施，并對員工就工作場所安全承擔的合作義務作出明確提示；告知單須至少每年提交一次，若員工崗位、工作設備或相關風險狀況發生重大變化，須及時更新并重新提交。告知單可以電子方式發送，但必須確保收件人能夠證明已收到文件。

新規對意大利企業尤其是中小型企業將帶來顯著的運營調整壓力。此前被視為“可以忽略的行政負擔”的告知單提交義務，已轉變為具有明確刑事和行政處罰后果的強制性合規要求。新規要求企業將遠程辦公安全管理納入統一的職業健康與安全管理體系，告知單須同時提交給員工和員工安全代表，后者在遠程辦公安全管理中將發揮更為積極的監督作用，有權審查告知單的內容充分性、及時性和有效性，并可據此向企業提出改進建議或報告違規行為。

新規的立法邏輯清晰而務實。在傳統工作環境中，雇主可以通過直接監督、現場檢查和定期巡查對工作場所的安全狀況進行管控。在遠程工作模式下，員工的工作環境不在雇主的法律控制范圍之內，雇主無法像傳統模式那樣進入員工家庭進行安全檢查，也無權干預員工對工作環境的具體安排。在此情況下，信息告知成為雇主履行安全保障義務的主要途徑。雇主通過告知單向員工傳遞風險認知、預防措施和操作規范，員工則在知悉相關信息后在實際工作環境中自覺執行。告知單本質上承擔了“現場監督替代品”的功能。

對于員工而言，新規同樣提出了新的責任要求。員工在收到告知單后有義務在遠程工作環境中遵守告知單中列明的預防措施，并在發現設備故障或安全隱患時及時向雇主報告。安全責任從“雇主單向管控”轉向“雇主與員工共同承擔”的協作模式。

根據意大利立法程序，2026年第34號法律于2026年3月11日獲最終通過，3月23日在《官方公報》上正式公布。按照意大利法律的一般規則，法律在公布后15日即4月7日正式生效。從4月7日起，未履行告知義務的企業將直接面臨刑事和行政處罰風險，不存在過渡期或豁免期。

對于企業而言，合規操作主要包括四個步驟：立即檢查是否已為所有遠程辦公員工編制了符合新規要求的書面安全告知單；核實告知單內容是否涵蓋法律要求的全部風險類別和預防措施；確認告知單是否已按照每年至少一次的頻率同時提交給員工和員工安全代表，并保留可驗證的提交記錄；對尚未履行告知義務的遠程辦公員工，應盡快補充提交告知單，并建立合規記錄。

意大利此項新規在國際遠程辦公安全監管領域具有一定獨特性。與美國大多數州將遠程辦公工傷納入州工傷賠償體系、由員工自行申報工傷的做法相比，意大利采取了更為積極的預防性監管路徑，通過刑事制裁手段強制雇主履行事前信息告知義務。與法國2017年頒布的《勞動法改革法令》要求企業與遠程辦公員工簽訂書面協議、明確工作條件和安全措施的做法相比，意大利更加強調年度告知單的強制性和可驗證性。與德國將遠程辦公納入《職業安全與健康法》一般框架、由雇主進行風險遠程評估的做法相比，意大利將告知義務明確列為刑事制裁范圍，制裁強度明顯更高。

來源：意歐視點 等