柯尼卡美能達：讓企業告別“檔案山”

在數字化轉型的浪潮中，大型企業的運營管理隨時面臨著諸多新的挑戰與機遇，人事檔案管理作為企業管理的重要組成部分，其效率與質量直接影響到企業的整體運營。

在擁有數千名員工的大型集團，曾長期被紙質人事檔案管理的難題所困擾，在引入柯尼卡美能達辦公系統（中國）有限公司的 “紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案” 后，實現了人事檔案管理的質的飛躍。

檔案管理的困境

作為一家大型裝備制造企業，服務網絡覆蓋全國，在江蘇、遼寧等多地還設有生產基地，人員規模龐大，擁有近 2000 名員工。

人力資源部長期以來都以紙質檔案形式管理著這些員工的人事檔案，每一名員工都有一本檔案冊，里面整齊地存放著員工的簡歷、勞動合同、各類資格證書等重要文件，累計下來有上萬份紙質人事檔案。

每當新員工入職、老員工離職，或是進行年度審核時，HR 們都要面對這堆積如山的檔案冊。傳統的人工處理方式讓他們苦不堪言。在項目推進初期階段，該企業曾指派兩名實習生，試圖通過人工手動來處理歸檔任務。

每份人事檔案都需要在掃描后逐一打開查看，并以 “姓名_員工號_部門” 的格式手動重命名，再根據文件類型歸檔到對應的文件夾，最后還需進行人工校驗。

這種方式下，掃描環節需要一頁頁手動將文件放入掃描儀，對于上萬份的檔案而言，無疑是一項耗費大量體力的重復性工作。命名環節更是錯誤頻發的 “重災區”，像 “張偉” 的合同被誤命名為 “張瑋.pdf” 這樣的情況屢見不鮮。

歸檔時，需根據文件類型和員工所在部門，手動將文件拖拽到服務器上對應的文件夾中，步驟繁瑣且極易出現遺漏。而當需要查找檔案時，由于只是簡單的掃描圖片，無法直接搜索其中的文字內容，想要找到某份特定的合同，難度堪比大海撈針。一段時間下來，項目組發現這種人工操作模式不僅耗時，而且任務進度緩慢，難以按時達成目標。

這些問題不僅直接降低了薪酬核算、晉升評審等重要業務的效率，更帶來了潛在的合規風險，成為阻礙企業數字化轉型的一大 “攔路虎”。在全球總部數字化轉型戰略的推動下，該企業中國區總部計劃將所有紙質人事資料電子化歸檔，并上傳至統一線上平臺，這無疑給項目執行團隊帶來了巨大壓力。

自動化

為了打破這一困境，集團經過多方調研與考察，引入了柯尼卡美能達的 “紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案”。

該方案專為大型企業設計，通過優化掃描歸檔全流程，可顯著提升作業效率與準確性，助力其實現自動化、標準化的人事檔案歸檔及管理，大幅提升企業運營效率。

柯尼卡美能達為該企業部署了旗下 30 臺 bizhub A3 彩色數碼復合機，并同時交付了該解決方案。通過在部分數碼復合機上搭載的 “非凡掃描工作流解決方案”，助力該企業實現了人事檔案的掃描、重命名與歸檔流程的自動化。

操作員在柯尼卡美能達 bizhub 數碼復合機操作面板上輸入員工工號的前幾位，系統便會自動從人事數據庫中調取相關信息，快速且精準地匹配到對應的員工。這一功能從根本上避免了文件 “張冠李戴” 的情況，徹底改變了以往因人工判斷失誤而導致文件歸屬錯誤的問題。

系統內部預先設置了豐富的文件類型索引菜單，涵蓋了勞動合同、身份證、畢業證書、績效表等多種常見類型。操作員在掃描文件之前，只需通過索引表單，輕松選定對應的文件類型，無需在掃描完成后再進行人工判斷和手動命名，極大地簡化了操作流程。柯尼卡美能達 bizhub 數碼復合機操作面板簡潔易用，讓掃描歸檔一氣呵成。

掃描完成后，系統會按照預先設定的規則，如 “[工號][姓名][文件類型].pdf” 的格式，自動為文件命名。同時，借助 OCR 文字識別技術，將文件轉換為可搜索的 PDF 格式。這意味著文件內容不再是無法編輯和搜索的圖片，而是可以通過 Ctrl+F 快捷鍵快速搜索的文本，為后續的檔案檢索提供了極大便利。

處理完畢的文件會被系統自動上傳到服務器上預先為該員工設定好的文件夾路徑中，整個過程無需人工進行拖拽操作，有效避免了因人工操作失誤而導致的歸檔錯誤。

在整個流程中，操作員的角色發生了根本性轉變，從 “復雜的判斷者和執行者” 轉變為 “簡單的發起者和確認者”，只需完成放好文件、點選類型、啟動掃描這幾個簡單步驟，剩下的工作便全部由系統自動完成。

結果才是核心

柯尼卡美能達 “紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案” 的成功實施，為集團帶來了多方面的顯著效益，深刻改變了人事檔案管理的面貌。

處理一份檔案的時間從原來的幾分鐘大幅縮短到幾十秒，使得集團能夠快速消化歷史積壓的大量檔案。以往需要多名員工花費數周時間才能完成的檔案處理工作，現在僅需少數幾人在短時間內就能高效完成，工作效率得到了前所未有的提升，有效解決了任務進度緩慢的問題。

自動化的命名和歸檔流程，徹底消除了人為因素導致的錯誤。自方案實施以來，再也沒有出現過文件命名錯誤、放錯文件夾等情況，有力地保證了人事檔案信息的準確性和嚴肅性。

方案的實施有效釋放了 HR 部門和行政部的人力，讓員工從繁瑣的檔案處理工作中解脫出來，能夠將更多的時間和精力投入到更具戰略性的工作中，如人才招聘策略的制定、員工培訓與發展計劃的實施等，從而提高了人力資源管理的整體效能，間接降低了企業的管理成本。

可搜索的 PDF 文件讓檔案信息的獲取變得極為便捷，只需輸入相關關鍵詞，就能在一秒鐘內找到所需的檔案信息，大幅提高了決策和業務支持工作的效率。例如，在進行員工晉升評審時，HR 能夠快速調取相關員工的績效表、資格證書等資料，為評審工作提供及時、準確的支持。

電子化的管理流程實現了人事檔案管理的標準化，文件的訪問權限能夠得到有效控制，更好地滿足了審計和數據安全的相關要求，顯著降低了因檔案管理不合規而帶來的風險。此外，在新員工入職或員工離職時，該企業的人事專員無需再在服務器數據庫中手動新建或刪除員工檔案信息，只需通過 bizhub 數碼復合機操作面板即可完成相關操作，進一步優化了流程。

通過引入柯尼卡美能達的 “紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案”，這家大型集團成功擺脫了傳統紙質檔案管理的困境，朝著無紙化、智能化的方向穩步邁進。這一實踐案例充分表明，對于大型企業而言，將海量的紙質人事檔案轉化為電子檔案，已不再是可做可不做的選擇，而是提升企業運營效率、降低管理成本的必然要求。

隨著數字化浪潮的蓬勃發展，“紙質人事檔案電子化” 已成為眾多大型企業的必然選擇。柯尼卡美能達將充分發揮創新技術優勢，通過高效的 “紙質檔案自動化掃描歸檔解決方案”，助力中國企業優化業務流程、提升檔案管理效率、降低運營成本，加速邁向智能、可持續發展的未來！